Uma taxa de documentação geralmente não é um pagamento por documentos. É uma cobrança pelo tempo, sistemas e responsabilidade do despachante na produção e manuseio da papelada, e uma taxa recorrente que aparece sem explicação linha por linha é a cobrança mais fácil de questionar na fatura. A forma de auditá-lo é separar duas coisas que muitas vezes se misturam: os desembolsos que o transitário efectivamente paga a terceiros, como uma câmara de comércio ou um transportador, e a margem administrativa associada ao seu tratamento. Um deles é comprovado por recibo; o outro é um preço comercial que você pode negociar.
Para que serve realmente a taxa
A documentação de exportação não é uma tarefa única. É um conjunto de tarefas: preparar a fatura comercial e o Packing List, verificar as instruções de embarque, emitir ou organizar o conhecimento de embarque, preencher a declaração de exportação, obter certificados e esclarecer dúvidas quando um documento é consultado. Um despachante agrupa isso em uma taxa porque cobrar por minuto não é prático. A taxa é legítima, mas não é autojustificável, e o alcance deve ser visível.
Duas características separam uma taxa justa de uma taxa acolchoada. A primeira é se a taxa muda quando a carga de trabalho muda: uma remessa com um conjunto de documentos não deve ter a mesma cobrança que uma remessa com cinco alterações e solicitação de certificado. A segunda é se o mesmo trabalho é cobrado duas vezes sob nomes diferentes, que é o padrão que vale a pena observar quando uma taxa recorrente fica ao lado de itens de linha por remessa.
Desembolsos que realmente custam dinheiro
Alguns documentos acarretam uma cobrança real de terceiros. Um certificado de origem é frequentemente certificado por uma câmara de comércio ou por um organismo de promoção comercial, e esse organismo cobra pela certificação. O Orientação da Câmara de Comércio Internacional sobre certificados de origem descreve o que a certificação cobre, o que é útil quando um despachante apresenta uma linha para o certificado e outra para manuseá-lo. O certificado fitossanitário ou sanitário é emitido por uma autoridade que cobra pela fiscalização e emissão. Um certificado de fumigação funciona de forma diferente: o tratamento é normalmente realizado e certificado por um prestador de tratamento licenciado, que cobra pelo tratamento em si, e o despachante pode adicionar uma taxa de manuseio. A legalização consular, quando necessária, envolve uma taxa consular. Uma alteração do conhecimento de embarque após a emissão geralmente acarreta uma taxa de transportadora, e uma liberação por telex acarreta sua própria cobrança.
Those are disbursements. The audit question is simple: can the forwarder show the third-party invoice or receipt for the amount billed. A forwarder that cannot produce a receipt for a “certificate fee” is not necessarily acting in bad faith, but the charge should then be treated as part of the commercial fee and negotiated as such, not presented as a pass-through.
Charges that tend to be counted twice
The duplication that shows up first is a documentation fee plus a separate bill of lading fee plus a separate “conjunto de documentos” taxa, todos cobrindo a mesma produção. Outra é uma taxa de declaração de exportação que reaparece como taxa de desembaraço aduaneiro na mesma remessa. Uma terceira é uma taxa de alteração aplicada a uma correção feita pelo próprio despachante, e não a uma alteração solicitada pelo expedidor.
O padrão nem sempre é deliberado. Os despachantes herdam tabelas de preços de departamentos diferentes, e uma taxa administrativa recorrente pode ter sido introduzida após a definição das taxas por remessa. O objetivo da auditoria não é acusar, mas colocar as linhas lado a lado e perguntar qual delas cobre o trabalho. Um encaminhador que possa explicar a divisão é fácil de manter; aquele que não pode está cobrando pela confusão.
O que um certificado de origem realmente envolve
Um certificado de origem parece uma página, mas o trabalho por trás dele não é uma página. O exportador deve estabelecer o critério de origem, coletar os registros comprobatórios de produção e materiais, preencher o formulário no formato exigido, submetê-lo ao órgão emissor e responder a qualquer dúvida que o órgão levantar. Se lhe recair uma reivindicação de origem preferencial e o certificado estiver errado, o imposto dispensado pode ser recuperado no destino, razão pela qual o organismo emissor verifica antes de carimbar.
Duas cobranças são legítimas aqui: a taxa de certificação do organismo emissor, que é um desembolso, e a taxa de processamento do despachante ou agente para preparar e enviar o pedido. Uma única linha que diz “certificate fee” sem distinguir os dois devem ser divididos antes de você aceitá-lo. É também a linha com maior probabilidade de ser preenchida, porque poucos importadores sabem quanto o órgão emissor realmente cobra.
Quando a taxa de documentação esconde uma taxa de corretagem
No destino, o despachante aduaneiro arquiva a entrada e cobra por isso. Esse é um serviço separado da documentação de exportação do despachante e deve aparecer em uma fatura separada ou pelo menos em uma linha separada. Quando um encaminhador apresenta um único “documentação e liberação” cobrança que cobre ambas as extremidades, o importador não consegue ver qual parte fez o quê, e a taxa do próprio corretor de destino torna-se invisível.
A consequência prática é um problema de comparação. Dois despachantes que cotam a mesma taxa principal podem incluir diferentes quantidades de trabalho de corretagem, de modo que a cotação mais barata pode ser a mais cara quando a fatura de destino chegar. Peça a cada fornecedor que indique o que a taxa cobre na origem, o que cobre no destino e quem emite a entrada. A resposta informa se você está comparando o mesmo serviço e como a função de um despachante difere da de um corretor é descrita em nossa nota sobre quem cuida da alfândega em cada extremidade.
O vídeo abaixo mostra a operação de coleta e entrega na origem que os documentos viajam. A taxa de documentação cobre a documentação desse trajeto, não o transporte em si.
O padrão de duplicação, linha por linha
Receba uma fatura com três linhas de documentação em uma remessa. Escrita nas quatro colunas abaixo, a sobreposição torna-se visível sem qualquer disputa sobre os valores.
| Cobrar | Base | Custo de terceiros | Documento ao qual se refere |
|---|---|---|---|
| Taxa de documentação (transitário) | Por remessa | Nenhum declarado | Conjunto de fatura comercial e lista de embalagem |
| Taxa de conhecimento de embarque (transportadora, cobrada através do despachante) | Por conhecimento de embarque | Cobrança da operadora | Uma fatura original para a mesma remessa |
| “Conjunto de documentos” taxa (transitário) | Por remessa | Nenhum declarado | Descrito como o mesmo arquivo |
A linha um e a linha três agora descrevem a mesma saída. A linha dois é uma cobrança real da operadora, mas não há evidência de que as outras duas sejam trabalhos diferentes. Se todos os três se referem à mesma remessa e ao mesmo conjunto de documentos, o importador está pagando três vezes por uma saída, e o teste não é o nome da cobrança, mas o trabalho por trás dela: quem preparou os documentos, quem emitiu a fatura e o que a terceira cobrança acrescenta.
Ask the forwarder to map each line to a task. A provider that can do it will usually consolidate the lines on the next invoice. A provider that cannot is either disorganized or comfortable with the ambiguity, and both are reasons to move the file to a provider that itemizes. The audit does not require an accountant; it requires the invoice, the file, and a short email.
Ask for the itemization in a fixed format
Solicite a fatura em quatro colunas: encargo, base, custo de terceiros e documento a que se refere. Base significa por remessa, por conhecimento de embarque, por certificado ou por alteração. Custo de terceiros é o valor efetivamente pago, com recibo anexado. A coluna do documento é o que transforma a fatura em algo que um profissional de operações pode verificar no arquivo.
Faça isso por um mês antes de negociar qualquer coisa. Um único mês mostra quais cobranças são recorrentes, quais são pontuais e quais aparecem em cada remessa, independentemente dos documentos envolvidos. Cobranças recorrentes são aquelas que uma cláusula contratual pode abordar; as cobranças únicas são as que devem ser verificadas nos recibos.
As cláusulas contratuais que impedem a discussão
Three clauses do most of the work. The first lists the documents included in the fee, by name, so that “documentação” has a definition. The second sets the price for documents outside the list, such as a certificate of origin or an amendment, and says whether those are charged at cost plus a fixed handling fee or at a flat rate. The third states that a disbursement must be supported by a third-party receipt, and that charges without a receipt are treated as part of the commercial fee.
If the forwarder resists a list, ask for the standard rate card instead and attach it to the contract. A rate card is not as good as a scope definition, but it is better than an open-ended fee, because it at least fixes the price of the common items. Review it once a year, on the same cycle as the freight contract rather than on a separate date that nobody owns.
How to run the audit in five steps
Primeiro, retire faturas de doze meses e marque cada linha que mencione documentos, certificados, declarações ou alterações. Segundo, agrupe as linhas por nome e conte com que frequência cada uma aparece. Terceiro, solicite recibos das linhas apresentadas como custos de terceiros. Quarto, compare os totais com a cotação que você assinou e com a tabela de preços, se existir. Quinto, liste as acusações que não têm recibo e sem base clara, e apresente essa lista ao despachante por escrito com um pedido de explicação, não uma acusação.
O resultado da auditoria é mais curto do que a maioria dos importadores espera: as linhas duplicadas, os encargos que deveriam ter sido cotados mas não foram, e uma imagem clara de quais documentos realmente custam dinheiro no seu comércio. Isso é suficiente para renegociar a taxa ou transferir o negócio, e isso é feito uma vez, em vez de argumentar envio por envio.
Transforme a auditoria em uma solicitação de tabela de preços
Envie a lista ao despachante com uma breve nota solicitando uma explicação e uma tabela de preços corrigida. Mantenha o tom processual: o objetivo é um documento que mostre o que é cobrado e para quê, e não um reembolso. Cinco itens tornam a solicitação difícil de responder vagamente: os números das faturas que você revisou, as linhas que você não conseguiu mapear para um documento, as linhas apresentadas como custos de terceiros sem recibo, o conjunto de documentos que você realmente precisa no próximo trimestre e o preço que você está pedindo para confirmar para cada item desse conjunto.
Se a resposta for satisfatória, anexe a tabela de preços corrigida ao contrato e revise-a anualmente. Caso contrário, a mesma lista se tornará a especificação que você envia a dois outros fornecedores quando solicita um orçamento, e você pode comparar suas respostas linha por linha, em vez de comparar as taxas principais.
Quando uma taxa é justa mesmo quando parece alta
Uma taxa de documentação pode ser alta e ainda assim justa. Uma remessa com certificado de origem, legalização, certificado de fumigação e duas alterações envolve trabalho real e desembolsos reais, e uma taxa fixa que cobre tudo isso pode ser mais barata do que cobranças discriminadas. O teste é a comparação, não o número: quanto custariam os mesmos documentos discriminados e o que inclui a taxa fixa.
A mesma lógica se aplica a uma taxa baixa. Uma taxa que parece barata pode excluir o trabalho do certificado, que aparece posteriormente como uma cobrança separada. A única comparação confiável é o custo total de um conjunto de documentos definido, e não a taxa principal da primeira fatura.
Como isso se ajusta ao resto da fatura
A documentação é um bloco de uma fatura de frete e deve ser revisada com os demais. As taxas de origem, o frete, as taxas de destino e os acessórios têm, cada um, sua própria lógica de auditoria, e uma taxa que parece razoável isoladamente pode ser o sintoma de uma cotação que nunca foi discriminada. Nosso serviço de frete marítimo página mostra o preço de uma reserva, que é o contexto em que a linha de documentação se encontra.
Faça estas quatro perguntas sobre cada taxa
Antes de aprovar a próxima fatura, pergunte quatro coisas: a que documento se refere esta cobrança, alguma parte dela é paga a terceiros, a parte de terceiros pode ser comprovada por recibo e o que a cotação diz sobre este item. Se as respostas forem claras, a taxa está fazendo o seu trabalho. Caso contrário, a taxa é um item de negociação, e o arquivo que você cria a partir das respostas é o mesmo arquivo que o protege caso a cobrança seja contestada.
