Плата за документацию обычно не является оплатой за документы. Это плата за время, системы и ответственность экспедитора при подготовке и обработке документов, а регулярная плата, которая появляется без подробного объяснения, является самой простой платой в счете-фактуре, которую можно подвергнуть сомнению. Способ аудита состоит в том, чтобы разделить две вещи, которые часто смешиваются: выплаты, которые экспедитор фактически выплачивает третьей стороне, например, торговой палате или перевозчику, и административную маржу, связанную с их обработкой. Одно подтверждается квитанцией; другой — коммерческая цена, о которой можно договориться.
За что вообще взимается плата
Экспортная документация – это не одна задача. Это набор задач: подготовка коммерческого счета и упаковочного листа, проверка инструкций по отправке, выдача или оформление коносамента, подача экспортной декларации, получение сертификатов и ответы на вопросы при запросе документа. Экспедитор объединяет эту работу в плату, потому что поминутная оплата нецелесообразна. Плата является законной, но не самооправданной, а ее объем должен быть виден.
Две особенности отличают справедливую плату от мягкой. Во-первых, меняется ли плата при изменении рабочей нагрузки: за отправку с одним комплектом документов не должна взиматься такая же плата, как за отправку с пятью изменениями и запросом сертификата. Второй вопрос заключается в том, взимается ли одна и та же работа дважды под разными именами, и именно на эту закономерность стоит обратить внимание, когда рядом с позициями за поставку присутствует регулярная плата.
Выплаты, которые действительно стоят денег
Некоторые документы несут реальную плату со стороны третьих лиц. Сертификат происхождения часто заверяется торговой палатой или органом по содействию торговле, и этот орган взимает плату за сертификацию. Руководство Международной торговой палаты по сертификатам происхождения описывает, что охватывает сертификация, что полезно, когда экспедитор представляет одну строку для сертификата, а другую для его обработки. Фитосанитарный или санитарный сертификат выдается органом, взимающим плату за проверку и выдачу. Сертификат фумигации работает по-другому: обработка обычно проводится и сертифицируется лицензированным поставщиком обработки, который взимает плату за саму обработку, а экспедитор может добавить к ней плату за обработку. Консульская легализация, если она необходима, предполагает оплату консульского сбора. За внесение изменений в коносамент после выдачи обычно взимается плата перевозчика, а за телексное сообщение взимается отдельная плата.
Это выплаты. Вопрос проверки простой: может ли экспедитор показать стороннюю накладную или квитанцию на выставленную сумму. Экспедитор, который не может предъявить квитанцию об отправке “плата за сертификат” не обязательно действует недобросовестно, но тогда сбор следует рассматривать как часть коммерческого вознаграждения и оговаривать его как таковой, а не представлять как сквозной сбор.
Сборы, которые, как правило, учитываются дважды
Дублирование, которое появляется первым, — это плата за документацию плюс отдельная плата за коносамент плюс отдельная плата. “комплект документов” плату, все они покрывают один и тот же объем производства. Другой вариант — сбор за экспортную декларацию, который вновь появляется в качестве сбора за таможенное оформление той же партии груза. Третий — это плата за внесение изменений, взимаемая за исправление, внесенное самим экспедитором, а не за изменение, запрошенное грузоотправителем.
Модель не всегда преднамеренная. Экспедиторы наследуют прейскуранты от разных отделов, и периодический административный сбор мог быть введен после того, как были установлены сборы за отправку. Смысл проверки не в том, чтобы обвинить, а в том, чтобы поставить строки рядом и спросить, какая из них охватывает работу. Экспедитора, который может объяснить раскол, легко удержать; тот, кто не может, обвиняется в замешательстве.
Что на самом деле включает в себя сертификат происхождения
Сертификат происхождения выглядит как одна страница, но работа, стоящая за ним, не занимает одну страницу. Экспортер должен установить критерий происхождения, собрать подтверждающие записи о производстве и материалах, заполнить форму в требуемом формате, отправить ее в орган, выдавший документ, и ответить на любой запрос, который этот орган поднимает. Если на него опирается претензия о преференциальном происхождении и сертификат окажется неверным, пошлина, от которой было отменено, может быть восстановлена в пункте назначения, поэтому орган, выдавший сертификат, проверяет его перед тем, как поставить штамп.
Здесь законны два платежа: плата за сертификацию органа, выдавшего документ, который является выплатой, и плата за обработку экспедитора или агента за подготовку и подачу заявления. Одна строка, которая говорит “плата за сертификат” не делая различия между этими двумя понятиями, их следует разделить, прежде чем принять это. Кроме того, эта строка, скорее всего, будет дополнена, поскольку лишь немногие импортеры знают, сколько на самом деле взимает орган, выдавший сертификат.
Когда плата за документацию скрывает комиссию брокера
В пункте назначения, таможенный брокер подает запись и взимает за это плату. Это отдельная услуга из экспортной документации экспедитора, и она должна быть указана в отдельном счете или хотя бы отдельной строкой. Когда экспедитор представляет один “документация и оформление” сбор, покрывающий обе стороны, импортер не может видеть, какая сторона что сделала, и собственная комиссия брокера-получателя становится невидимой.
Практическим следствием является проблема сравнения. Два экспедитора, указывающие один и тот же основной гонорар, могут включать в себя разный объем брокерской работы, поэтому более дешевое предложение может оказаться более дорогим после получения счета-фактуры назначения. Попросите каждого поставщика указать, что покрывает плата в пункте отправления, что она покрывает в пункте назначения и какая сторона выдает запись. Ответ подскажет, сравниваете ли вы одну и ту же услугу и чем роль экспедитора отличается от роли брокера, изложено в нашей заметке кто занимается таможней на каждом конце.
На видео ниже показан процесс получения и доставки документов, с которыми путешествуют документы. Плата за документацию покрывает оформление документов для этого этапа, а не саму перевозку.
Схема дублирования, построчно
Возьмите накладную с тремя строками документации на одну отправку. Записанное в четырех столбцах ниже, совпадение становится видимым без каких-либо споров о суммах.
| Заряжать | Основа | Сторонние затраты | Документ, к которому он относится |
|---|---|---|---|
| Плата за документацию (экспедитор) | За отправку | Ничего не указано | Коммерческий счет-фактура и упаковочный лист |
| Плата за коносамент (перевозчик, оплачивается через экспедитора) | По коносаменту | Плата за доставку | Один оригинал счета за одну и ту же отправку |
| “Комплект документов” плата (экспедитор) | За отправку | Ничего не указано | Описан как тот же файл |
Первая и третья строки теперь описывают один и тот же результат. Вторая строка представляет собой реальную плату за транспортную компанию, но это не является доказательством того, что две другие работы представляют собой разные работы. Если все три относятся к одной и той же отправке и одному и тому же набору документов, импортер платит трижды за один результат, и критерием является не название платежа, а работа, стоящая за ним: кто подготовил документы, кто выставил счет и что добавляет третий платеж.
Попросите экспедитора сопоставить каждую строку с задачей. Поставщик, который может это сделать, обычно объединяет строки в следующем счете. Поставщик, который не может этого сделать, либо неорганизован, либо его устраивает двусмысленность, и оба являются причинами для перемещения файла поставщику, который составляет список. Аудит не требует присутствия бухгалтера; для этого требуется счет, файл и короткое электронное письмо.
Запросите детализацию в фиксированном формате
Запросите счет в четырех столбцах: стоимость, основа, стоимость сторонней организации и документ, к которому он относится. Базис означает каждую партию, коносамент, сертификат или поправку. Сторонние издержки — это фактически выплаченная сумма с приложенной квитанцией. Столбец документа — это то, что превращает счет в нечто, что оператор может сверить с файлом.
Делайте это в течение одного месяца, прежде чем что-либо обсуждать. Один месяц показывает, какие платежи повторяются, какие разовые и какие появляются при каждой отправке независимо от сопутствующих документов. Регулярные платежи — это те, которые могут быть предусмотрены в пункте контракта; разовые платежи следует сверять с квитанциями.
Положения контракта, которые предотвращают спор
Три пункта выполняют большую часть работы. В первом перечислены документы, включенные в пошлину, поименно, так что “документация” имеет определение. Второй устанавливает цену для документов, не включенных в список, таких как сертификат происхождения или поправка, и указывает, взимается ли за них стоимость плюс фиксированная плата за обработку или по фиксированной ставке. В третьем говорится, что выплата должна быть подтверждена квитанцией третьей стороны и что расходы без квитанции рассматриваются как часть коммерческого сбора.
Если экспедитор сопротивляется составлению списка, попросите вместо него стандартный тариф и приложите его к контракту. Прейскурант не так хорош, как определение объема, но он лучше, чем бессрочный сбор, поскольку он, по крайней мере, фиксирует цены на общие товары. Просматривайте его раз в год, в том же цикле, что и договор фрахта, а не в отдельную дату, которой никто не владеет.
Как провести аудит за пять шагов
Сначала возьмите счета за двенадцать месяцев и отметьте каждую строку, в которой упоминаются документы, сертификаты, декларации или поправки. Во-вторых, сгруппируйте строки по имени и посчитайте, как часто каждая из них появляется. В-третьих, запросите квитанции по статьям, представленным как расходы третьих сторон. В-четвертых, сравните итоговые суммы с подписанным вами предложением и прейскурантом, если таковой существует. В-пятых, перечислите обвинения, не имеющие квитанции и четкого обоснования, и предоставьте этот список экспедитору в письменном виде с просьбой о разъяснении, а не с обвинением.
Результаты аудита короче, чем ожидает большинство импортеров: дублированные строки, расходы, которые должны были быть указаны, но не были указаны, и четкое представление о том, какие документы на самом деле стоят денег в вашей торговле. Этого достаточно, чтобы пересмотреть размер комиссии или переместить бизнес, и это делается один раз, а не аргументируется от партии к партии.
Превратите аудит в запрос прейскуранта
Отправьте список экспедитору с коротким сопроводительным письмом с просьбой дать объяснения и исправленным тарифом. Сохраняйте процедурный тон: цель — документ, показывающий, сколько и за что взимается, а не возврат средств. Пять пунктов затрудняют расплывчатый ответ на запрос: номера счетов, которые вы просмотрели, строки, которые вы не смогли сопоставить с документом, строки, представленные как расходы третьих лиц без квитанции, набор документов, который вам действительно понадобится в следующем квартале, и цена, которую вы просите их подтвердить для каждого элемента в этом наборе.
Если ответ удовлетворительный, прикрепите исправленный тариф к договору и пересматривайте его ежегодно. Если это не так, тот же список становится спецификацией, которую вы отправляете двум другим поставщикам, когда запрашиваете расценки, и вы можете сравнивать их ответы построчно вместо сравнения основных сборов.
Когда комиссия справедлива, даже если она кажется высокой
Плата за документацию может быть высокой, но при этом справедливой. Отгрузка с сертификатом происхождения, легализацией, сертификатом фумигации и двумя поправками предполагает реальную работу и реальные расходы, а фиксированная плата, которая покрывает все это, может быть дешевле, чем детализированные расходы. Критерием является сравнение, а не количество: сколько будут стоить одни и те же документы по статьям и что включает в себя фиксированная плата.
Та же логика применима и к низкой комиссии. Плата, которая выглядит дешевой, может исключить работу по сертификации, которая затем появится позже как отдельная плата. Единственное надежное сравнение — это общая стоимость определенного набора документов, а не основная плата в первом счете.
Как это соответствует остальной части счета-фактуры
Документация представляет собой один блок грузовой накладной, и ее следует рассматривать вместе с остальными. Сборы за отправку, фрахт, сборы за пункт назначения и дополнительные расходы имеют свою собственную логику аудита, и сбор, который выглядит разумным по отдельности, может быть признаком ценового предложения, которое никогда не было детализировано. Наш морские грузовые перевозки На странице показано, как оценивается бронирование, и в этом контексте находится строка документации.
Задайте эти четыре вопроса о каждом сборе
Прежде чем утвердить следующий счет, задайте четыре вопроса: к какому документу относятся эти расходы, выплачивается ли какая-либо часть их третьей стороне, может ли третья сторона быть подтверждена квитанцией и что в предложении говорится об этом пункте. Если ответы понятны, плата делает свое дело. Если это не так, плата является предметом переговоров, и файл, который вы создаете на основе ответов, является тем же файлом, который защитит вас, если плата когда-либо будет оспорена.
