Το τέλος τεκμηρίωσης συνήθως δεν είναι πληρωμή για έγγραφα. Είναι μια χρέωση για το χρόνο, τα συστήματα και την ευθύνη του αποστολέα για την παραγωγή και το χειρισμό εγγράφων, και μια επαναλαμβανόμενη χρέωση που εμφανίζεται χωρίς εξήγηση γραμμή προς γραμμή είναι η ευκολότερη χρέωση στο τιμολόγιο προς αμφισβήτηση. Ο τρόπος ελέγχου είναι να διαχωρίσουμε δύο πράγματα που συχνά αναμειγνύονται: τις εκταμιεύσεις που καταβάλλει ο διαμεταφορέας σε τρίτους, όπως ένα εμπορικό επιμελητήριο ή έναν μεταφορέα, και το διοικητικό περιθώριο που συνδέεται με τη διαχείρισή τους. Το ένα αποδεικνύεται από μια απόδειξη? το άλλο είναι μια εμπορική τιμή που μπορείτε να διαπραγματευτείτε.
Για ποιο πράγμα είναι το τέλος
Export documentation is not one task. It is a set of tasks: preparing the commercial invoice and packing list, checking the shipping instructions, issuing or arranging the bill of lading, filing the export declaration, obtaining certificates, and answering questions when a document is queried. A forwarder bundles that work into a fee because charging by the minute is not practical. The fee is legitimate, but it is not self-justifying, and the scope should be visible.
Δύο χαρακτηριστικά διαχωρίζουν μια δίκαιη χρέωση από μια με επένδυση. Το πρώτο είναι εάν το τέλος αλλάζει όταν αλλάζει ο φόρτος εργασίας: μια αποστολή με ένα σύνολο εγγράφων δεν θα πρέπει να φέρει την ίδια χρέωση με μια αποστολή με πέντε τροποποιήσεις και ένα αίτημα πιστοποιητικού. Το δεύτερο είναι εάν η ίδια εργασία χρεώνεται δύο φορές με διαφορετικά ονόματα, κάτι που αξίζει να αναζητήσετε όταν μια επαναλαμβανόμενη χρέωση βρίσκεται δίπλα στα στοιχεία γραμμής ανά αποστολή.
Εκταμιεύσεις που πραγματικά κοστίζουν χρήματα
Ορισμένα έγγραφα φέρουν πραγματική χρέωση τρίτων. Ένα πιστοποιητικό προέλευσης πιστοποιείται συχνά από ένα εμπορικό επιμελητήριο ή έναν οργανισμό προώθησης του εμπορίου και αυτός ο φορέας χρεώνει για την πιστοποίηση. Ο Οδηγίες Διεθνούς Εμπορικού Επιμελητηρίου για τα πιστοποιητικά προέλευσης περιγράφει τι καλύπτει η πιστοποίηση, κάτι που είναι χρήσιμο όταν ένας διαβιβαστής παρουσιάζει μια γραμμή για το πιστοποιητικό και μια άλλη για τον χειρισμό του. Ένα φυτοϋγειονομικό ή υγειονομικό πιστοποιητικό εκδίδεται από αρχή που χρεώνει την επιθεώρηση και την έκδοση. Ένα πιστοποιητικό υποκαπνισμού λειτουργεί διαφορετικά: η επεξεργασία συνήθως πραγματοποιείται και πιστοποιείται από έναν αδειοδοτημένο πάροχο επεξεργασίας, ο οποίος χρεώνει για την ίδια τη θεραπεία και ο αποστολέας μπορεί να προσθέσει επιπλέον χρέωση χειρισμού. Η προξενική νομιμοποίηση, όπου απαιτείται, συνεπάγεται προξενικό τέλος. Μια τροποποίηση φορτωτικής μετά την έκδοσή της συνήθως επιφέρει τέλος μεταφορέα και η αποδέσμευση τέλεξ επιφέρει τη δική της χρέωση.
Αυτές είναι εκταμιεύσεις. Το ερώτημα του ελέγχου είναι απλό: μπορεί ο αποστολέας να δείξει το τιμολόγιο τρίτου ή την απόδειξη για το ποσό που τιμολογήθηκε. Ένας αποστολέας που δεν μπορεί να παράσχει απόδειξη για α “τέλος πιστοποιητικού” δεν ενεργεί απαραίτητα κακόπιστα, αλλά η χρέωση θα πρέπει στη συνέχεια να αντιμετωπίζεται ως μέρος της εμπορικής αμοιβής και να αποτελεί αντικείμενο διαπραγμάτευσης ως τέτοια, όχι να παρουσιάζεται ως μετακύλιση.
Χρεώσεις που τείνουν να μετρώνται δύο φορές
Το διπλότυπο που εμφανίζεται πρώτο είναι ένα τέλος τεκμηρίωσης συν ένα ξεχωριστό τέλος φορτωτικής συν ένα ξεχωριστό τέλος “σύνολο εγγράφων” αμοιβή, όλα καλύπτουν την ίδια παραγωγή. Ένα άλλο είναι ένα τέλος διασάφησης εξαγωγής που εμφανίζεται ξανά ως τέλος εκτελωνισμού στην ίδια αποστολή. Ένα τρίτο είναι ένα τέλος τροποποίησης που εφαρμόζεται σε μια διόρθωση που έκανε ο ίδιος ο αποστολέας, παρά σε μια αλλαγή που ζητήθηκε από τον αποστολέα.
Το μοτίβο δεν είναι πάντα εσκεμμένο. Οι αποστολείς κληρονομούν κάρτες τιμών από διαφορετικά τμήματα και ενδέχεται να έχει εισαχθεί μια επαναλαμβανόμενη χρέωση διαχειριστή μετά τον καθορισμό των τελών ανά αποστολή. Το θέμα του ελέγχου δεν είναι να κατηγορείς αλλά να βάλεις τις γραμμές δίπλα δίπλα και να ρωτάς ποια καλύπτει το έργο. Ένας προωθητής που μπορεί να εξηγήσει τη διάσπαση είναι εύκολο να διατηρηθεί. Αυτό που δεν μπορεί να φορτίζει για σύγχυση.
Τι περιλαμβάνει πραγματικά ένα πιστοποιητικό προέλευσης
Ένα πιστοποιητικό προέλευσης μοιάζει με μία σελίδα, αλλά το έργο πίσω από αυτό δεν είναι μία σελίδα. Ο εξαγωγέας πρέπει να καθορίσει το κριτήριο προέλευσης, να συγκεντρώσει τα υποστηρικτικά αρχεία παραγωγής και υλικού, να συμπληρώσει το έντυπο στην απαιτούμενη μορφή, να το υποβάλει στον οργανισμό έκδοσης και να απαντήσει σε κάθε ερώτημα που θέτει ο οργανισμός. Εάν στηρίζεται σε αυτήν μια αξίωση προτιμησιακής καταγωγής και το πιστοποιητικό αποδειχθεί λανθασμένο, ο δασμός που παραιτήθηκε μπορεί να ανακτηθεί στον προορισμό, γι' αυτό ο οργανισμός έκδοσης ελέγχει πριν σφραγιστεί.
Δύο χρεώσεις είναι νόμιμες εδώ: η αμοιβή πιστοποίησης του φορέα έκδοσης, η οποία είναι εκταμίευση, και η αμοιβή χειρισμού του αποστολέα ή του πράκτορα για την προετοιμασία και την υποβολή της αίτησης. Μια μόνο γραμμή που λέει “τέλος πιστοποιητικού” χωρίς να διακρίνονται τα δύο θα πρέπει να χωριστούν πριν το αποδεχτείτε. Είναι επίσης η γραμμή που είναι πιο πιθανό να γεμίσει, επειδή λίγοι εισαγωγείς γνωρίζουν τι χρεώνει πραγματικά ο οργανισμός έκδοσης.
Όταν η χρέωση τεκμηρίωσης κρύβει μια αμοιβή μεσίτη
Στον προορισμό, το ο εκτελωνιστής καταθέτει την καταχώρηση και χρεώνει για αυτό. Αυτή είναι μια ξεχωριστή υπηρεσία από την τεκμηρίωση εξαγωγής του αποστολέα και θα πρέπει να εμφανίζεται σε ξεχωριστό τιμολόγιο ή τουλάχιστον σε ξεχωριστή γραμμή. Όταν ένας διαβιβαστής παρουσιάζει ένα single “τεκμηρίωση και εκκαθάριση” χρέωση που καλύπτει και τα δύο άκρα, ο εισαγωγέας δεν μπορεί να δει ποιο μέρος έκανε τι και η αμοιβή του μεσίτη προορισμού γίνεται αόρατη.
Η πρακτική συνέπεια είναι ένα πρόβλημα σύγκρισης. Δύο μεταφορείς που αναφέρουν την ίδια προμήθεια τίτλου μπορεί να περιλαμβάνουν διαφορετικά ποσά εργασίας μεσιτών, επομένως η φθηνότερη προσφορά μπορεί να είναι και η πιο ακριβή μόλις φτάσει το τιμολόγιο προορισμού. Ζητήστε από κάθε πάροχο να δηλώσει τι καλύπτει το τέλος στην προέλευση, τι καλύπτει στον προορισμό και ποιο μέρος εκδίδει την καταχώριση. Η απάντηση σάς λέει εάν συγκρίνετε την ίδια υπηρεσία και πώς διαφέρει ο ρόλος ενός μεσίτη από τον μεσίτη περιγράφεται στη σημείωσή μας για που χειρίζεται τα τελωνεία σε κάθε άκρο.
Το παρακάτω βίντεο δείχνει τη διαδικασία παραλαβής και παράδοσης από την αρχή με την οποία ταξιδεύουν τα έγγραφα. Το τέλος τεκμηρίωσης καλύπτει τα χαρτιά για αυτό το σκέλος, όχι την ίδια τη μεταφορά.
Το μοτίβο του διπλασιασμού, γραμμή προς γραμμή
Πάρτε ένα τιμολόγιο με τρεις γραμμές τεκμηρίωσης σε μία αποστολή. Διαγραμμένο στις τέσσερις στήλες παρακάτω, η επικάλυψη γίνεται ορατή χωρίς καμία αμφισβήτηση σχετικά με τα ποσά.
| Χρέωση | Βάση | Κόστος τρίτων | Έγγραφο με το οποίο σχετίζεται |
|---|---|---|---|
| Τέλος τεκμηρίωσης (αποστολέας) | Ανά αποστολή | Δεν αναφέρεται κανένα | Σετ τιμολογίων και λιστών συσκευασίας |
| Χρέωση φορτωτικής (μεταφορέας, χρεώνεται μέσω του μεταφορέα) | Ανά φορτωτική | Χρέωση μεταφορέα | Ένας πρωτότυπος λογαριασμός για την ίδια αποστολή |
| “Σύνολο εγγράφων” αμοιβή (αποστολέας) | Ανά αποστολή | Δεν αναφέρεται κανένα | Περιγράφεται ως το ίδιο αρχείο |
Η πρώτη και η τρίτη σειρά περιγράφουν τώρα την ίδια έξοδο. Η δεύτερη σειρά είναι μια πραγματική χρέωση μεταφορέα, αλλά δεν αποδεικνύει ότι οι άλλες δύο είναι διαφορετικές εργασίες. Εάν και τα τρία σχετίζονται με την ίδια αποστολή και το ίδιο σύνολο εγγράφων, ο εισαγωγέας πληρώνει τρεις φορές για ένα προϊόν και η δοκιμή δεν είναι το όνομα της χρέωσης αλλά η εργασία πίσω από αυτήν: ποιος ετοίμασε τα έγγραφα, ποιος εξέδωσε τον λογαριασμό και τι προσθέτει η τρίτη χρέωση.
Ask the forwarder to map each line to a task. A provider that can do it will usually consolidate the lines on the next invoice. A provider that cannot is either disorganized or comfortable with the ambiguity, and both are reasons to move the file to a provider that itemizes. The audit does not require an accountant; it requires the invoice, the file, and a short email.
Ask for the itemization in a fixed format
Ζητήστε το τιμολόγιο σε τέσσερις στήλες: χρέωση, βάση, κόστος τρίτου μέρους και το έγγραφο με το οποίο σχετίζεται. Βάση σημαίνει ανά αποστολή, ανά φορτωτική, ανά πιστοποιητικό ή ανά τροποποίηση. Το κόστος τρίτου μέρους είναι το ποσό που πραγματικά καταβλήθηκε, με την απόδειξη να επισυνάπτεται. Η στήλη παραστατικού είναι αυτή που μετατρέπει το τιμολόγιο σε κάτι που μπορεί να επαληθεύσει ένα άτομο που λειτουργεί στο αρχείο.
Κάντε αυτό για ένα μήνα πριν διαπραγματευτείτε οτιδήποτε. Ένας μήνας δείχνει ποιες χρεώσεις επαναλαμβάνονται, ποιες είναι εφάπαξ και ποιες εμφανίζονται σε κάθε αποστολή, ανεξάρτητα από τα σχετικά έγγραφα. Οι επαναλαμβανόμενες χρεώσεις είναι αυτές που μπορεί να αντιμετωπίσει μια ρήτρα σύμβασης. Οι εφάπαξ χρεώσεις είναι αυτές που πρέπει να ελέγξετε με τις αποδείξεις.
Οι ρήτρες της σύμβασης που αποτρέπουν το επιχείρημα
Τρεις ρήτρες κάνουν το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς. Στο πρώτο αναγράφονται τα έγγραφα που περιλαμβάνονται στο τέλος, ονομαστικά, έτσι ώστε “απόδειξη με έγγραφα” έχει ορισμό. Το δεύτερο καθορίζει την τιμή για έγγραφα εκτός του καταλόγου, όπως πιστοποιητικό προέλευσης ή τροποποίηση, και αναφέρει εάν χρεώνονται με κόστος συν ένα πάγιο τέλος διεκπεραίωσης ή σε κατ' αποκοπήν συντελεστή. Το τρίτο αναφέρει ότι μια εκταμίευση πρέπει να υποστηρίζεται από απόδειξη τρίτου μέρους και ότι οι χρεώσεις χωρίς απόδειξη αντιμετωπίζονται ως μέρος της εμπορικής αμοιβής.
Εάν ο αποστολέας αντιστέκεται σε μια λίστα, ζητήστε αντ' αυτού την τυπική κάρτα τιμών και επισυνάψτε τη στο συμβόλαιο. Μια κάρτα τιμών δεν είναι τόσο καλή όσο ο ορισμός του πεδίου εφαρμογής, αλλά είναι καλύτερη από μια χρέωση ανοικτού τύπου, επειδή καθορίζει τουλάχιστον την τιμή των κοινών αντικειμένων. Επανεξετάστε το μία φορά το χρόνο, στον ίδιο κύκλο με τη σύμβαση μεταφοράς και όχι σε ξεχωριστή ημερομηνία που δεν ανήκει σε κανέναν.
Πώς να εκτελέσετε τον έλεγχο σε πέντε βήματα
Αρχικά, τραβήξτε τιμολόγια δώδεκα μηνών και προσθέστε ετικέτα σε κάθε γραμμή που αναφέρει έγγραφα, πιστοποιητικά, δηλώσεις ή τροποποιήσεις. Δεύτερον, ομαδοποιήστε τις γραμμές με το όνομα και μετρήστε πόσο συχνά εμφανίζεται η καθεμία. Τρίτον, ζητήστε αποδείξεις για τις γραμμές που παρουσιάζονται ως κόστη τρίτων. Τέταρτον, συγκρίνετε τα σύνολα με την προσφορά που υπογράψατε και με την κάρτα τιμών, εάν υπάρχει. Πέμπτον, απαριθμήστε τις χρεώσεις που δεν έχουν καμία απόδειξη και δεν έχουν σαφή βάση και υποβάλετε αυτή τη λίστα στον αποστολέα γραπτώς με αίτημα εξηγήσεων, όχι κατηγορία.
Το αποτέλεσμα του ελέγχου είναι μικρότερο από ό,τι αναμένουν οι περισσότεροι εισαγωγείς: οι διπλές γραμμές, οι χρεώσεις που θα έπρεπε να είχαν αναφερθεί αλλά δεν ήταν, και μια σαφής εικόνα για το ποια έγγραφα κοστίζουν πραγματικά χρήματα στο εμπόριο σας. Αυτό αρκεί για επαναδιαπραγμάτευση της αμοιβής ή για μετακίνηση της επιχείρησης, και γίνεται μια φορά και όχι με επιχειρήματα αποστολή με αποστολή.
Μετατρέψτε τον έλεγχο σε αίτημα κάρτας τιμών
Στείλτε τη λίστα στον αποστολέα με ένα σύντομο συνοδευτικό σημείωμα ζητώντας μια εξήγηση και μια διορθωμένη κάρτα τιμών. Διατηρήστε τον τόνο διαδικαστικό: ο στόχος είναι ένα έγγραφο που δείχνει τι χρεώνεται για τι και όχι επιστροφή χρημάτων. Πέντε στοιχεία καθιστούν δύσκολο να απαντηθεί το αίτημα αόριστα: οι αριθμοί τιμολογίων που ελέγξατε, οι γραμμές που δεν μπορούσατε να αντιστοιχίσετε σε ένα έγγραφο, οι γραμμές που παρουσιάζονται ως κόστος τρίτου μέρους χωρίς απόδειξη, το σύνολο εγγράφων που χρειάζεστε πραγματικά το επόμενο τρίμηνο και η τιμή που τους ζητάτε να επιβεβαιώσουν για κάθε στοιχείο σε αυτό το σύνολο.
Εάν η απάντηση είναι ικανοποιητική, επισυνάψτε τη διορθωμένη κάρτα τιμών στη σύμβαση και αναθεωρήστε την ετησίως. Εάν δεν είναι, η ίδια λίστα γίνεται η προδιαγραφή που στέλνετε σε δύο άλλους παρόχους όταν ζητάτε μια προσφορά και μπορείτε να συγκρίνετε τις απαντήσεις τους γραμμή προς γραμμή αντί να συγκρίνετε τις χρεώσεις επικεφαλίδων.
Όταν μια αμοιβή είναι δίκαιη ακόμα κι όταν φαίνεται υψηλή
Η χρέωση τεκμηρίωσης μπορεί να είναι υψηλή και να είναι δίκαιη. Μια αποστολή με πιστοποιητικό προέλευσης, νομιμοποίηση, πιστοποιητικό υποκαπνισμού και δύο τροποποιήσεις περιλαμβάνει πραγματική εργασία και πραγματικές εκταμιεύσεις, και μια κατ' αποκοπή χρέωση που καλύπτει το σύνολο μπορεί να είναι φθηνότερη από τις αναλυτικές χρεώσεις. Το τεστ είναι η σύγκριση, όχι ο αριθμός: ποιο θα κοστίζουν αναλυτικά τα ίδια έγγραφα και τι περιλαμβάνει η κατ' αποκοπή αμοιβή.
Η ίδια λογική ισχύει και για ένα χαμηλό τέλος. Μια χρέωση που φαίνεται φθηνή μπορεί να αποκλείει την εργασία πιστοποιητικού, η οποία στη συνέχεια εμφανίζεται αργότερα ως ξεχωριστή χρέωση. Η μόνη αξιόπιστη σύγκριση είναι το συνολικό κόστος για ένα καθορισμένο σύνολο παραστατικών, όχι η χρέωση επικεφαλίδας στο πρώτο τιμολόγιο.
Πώς ταιριάζει αυτό στο υπόλοιπο τιμολόγιο
Η τεκμηρίωση είναι ένα τμήμα ενός τιμολογίου φορτίου και θα πρέπει να εξετάζεται μαζί με τα άλλα. Οι χρεώσεις προέλευσης, το φορτίο, οι χρεώσεις προορισμού και τα αξεσουάρ έχουν το καθένα τη δική του λογική ελέγχου και μια αμοιβή που φαίνεται λογική σε μεμονωμένη περίπτωση μπορεί να είναι το σύμπτωμα μιας προσφοράς που δεν αναφέρθηκε ποτέ. Μας θαλάσσια υπηρεσία μεταφοράς εμπορευμάτων Η σελίδα δείχνει πώς τιμολογείται μια κράτηση, το οποίο είναι το πλαίσιο στο οποίο βρίσκεται η γραμμή τεκμηρίωσης.
Κάντε αυτές τις τέσσερις ερωτήσεις για κάθε χρέωση
Προτού εγκρίνετε το επόμενο τιμολόγιο, ρωτήστε τέσσερα πράγματα: με ποιο έγγραφο σχετίζεται αυτή η χρέωση, καταβάλλεται κάποιο μέρος της σε τρίτο μέρος, μπορεί το τμήμα τρίτου να υποστηρίζεται από απόδειξη και τι έλεγε η προσφορά για αυτό το είδος. Εάν οι απαντήσεις είναι σαφείς, η αμοιβή κάνει τη δουλειά της. Εάν δεν είναι, η χρέωση είναι αντικείμενο διαπραγμάτευσης και το αρχείο που δημιουργείτε από τις απαντήσεις είναι το ίδιο αρχείο που σας προστατεύει εάν η χρέωση αμφισβητηθεί ποτέ.
