दस्तावेज़ीकरण शुल्क: इसका लाइन दर लाइन ऑडिट करें

A documentation fee is usually not a payment for documents. It is a charge for the forwarder’s time, systems and liability in producing and handling paperwork, and a recurring fee that appears without a line-by-line explanation is the easiest charge on the invoice to question. The way to audit it is to separate two things that are often blended: disbursements the forwarder actually pays to a third party, such as a chamber of commerce or a carrier, and the administrative margin attached to handling them. One is evidenced by a receipt; the other is a commercial price you can negotiate.

What the fee is actually for

निर्यात दस्तावेज़ीकरण कोई एक कार्य नहीं है. यह कार्यों का एक सेट है: वाणिज्यिक चालान और पैकिंग सूची तैयार करना, शिपिंग निर्देशों की जांच करना, लदान बिल जारी करना या व्यवस्थित करना, निर्यात घोषणा दाखिल करना, प्रमाण पत्र प्राप्त करना और दस्तावेज़ के बारे में पूछे जाने पर सवालों का जवाब देना। एक फारवर्डर बंडल करता है जो शुल्क के रूप में काम करता है क्योंकि मिनट के हिसाब से चार्ज करना व्यावहारिक नहीं है। शुल्क वैध है, लेकिन यह स्व-न्यायसंगत नहीं है, और इसका दायरा दिखना चाहिए।

दो विशेषताएं उचित शुल्क को गद्देदार शुल्क से अलग करती हैं। पहला यह है कि क्या कार्यभार बदलने पर शुल्क बदलता है: एक दस्तावेज़ सेट वाले शिपमेंट पर पांच संशोधनों और प्रमाणपत्र अनुरोध वाले शिपमेंट के समान शुल्क नहीं लगाया जाना चाहिए। दूसरा यह है कि क्या एक ही काम के लिए अलग-अलग नामों से दो बार शुल्क लिया जाता है, जो कि तब देखने लायक पैटर्न है जब आवर्ती शुल्क प्रति-शिपमेंट लाइन आइटम के बगल में बैठता है।

ऐसे संवितरण जिनमें वास्तव में पैसा खर्च होता है

कुछ दस्तावेज़ों पर वास्तविक तृतीय-पक्ष शुल्क लगता है। मूल प्रमाणपत्र को अक्सर वाणिज्य मंडल या व्यापार संवर्धन निकाय द्वारा प्रमाणित किया जाता है, और वह निकाय प्रमाणीकरण के लिए शुल्क लेता है। मूल प्रमाणपत्रों पर इंटरनेशनल चैंबर ऑफ कॉमर्स का मार्गदर्शन describes what the certification covers, which is useful when a forwarder presents one line for the certificate and another for handling it. A phytosanitary or health certificate is issued by an authority that charges for inspection and issuance. A fumigation certificate works differently: the treatment is normally carried out and certified by a licensed treatment provider, which charges for the treatment itself, and the forwarder may add a handling charge on top. Consular legalization, where required, involves a consulate fee. A bill of lading amendment after issuance usually carries a carrier fee, and a telex release carries its own charge.

वे संवितरण हैं. ऑडिट प्रश्न सरल है: क्या फारवर्डर बिल की गई राशि के लिए तीसरे पक्ष का चालान या रसीद दिखा सकता है। एक फारवर्डर जो किसी के लिए रसीद प्रस्तुत नहीं कर सकता “प्रमाणपत्र शुल्क” जरूरी नहीं कि वह बुरे विश्वास में काम कर रहा हो, लेकिन फिर आरोप को वाणिज्यिक शुल्क के हिस्से के रूप में माना जाना चाहिए और इस तरह से बातचीत की जानी चाहिए, न कि पास-थ्रू के रूप में प्रस्तुत किया जाना चाहिए।

ऐसे आरोप जिनकी गणना दो बार की जाती है

जो नकल सबसे पहले दिखाई देती है वह एक दस्तावेजीकरण शुल्क और एक अलग बिल ऑफ लैडिंग शुल्क और एक अलग शुल्क है “दस्तावेज़ों का सेट” शुल्क, सभी समान आउटपुट को कवर करते हैं। दूसरा एक निर्यात घोषणा शुल्क है जो उसी शिपमेंट पर सीमा शुल्क निकासी शुल्क के रूप में फिर से प्रकट होता है। तीसरा एक संशोधन शुल्क है जो शिपर द्वारा अनुरोध किए गए परिवर्तन के बजाय फारवर्डर द्वारा किए गए सुधार पर लागू होता है।

पैटर्न हमेशा जानबूझकर नहीं होता है. फारवर्डर्स को विभिन्न विभागों से रेट कार्ड विरासत में मिलते हैं, और प्रति-शिपमेंट शुल्क निर्धारित होने के बाद एक आवर्ती व्यवस्थापक शुल्क शुरू किया गया हो सकता है। ऑडिट का उद्देश्य आरोप लगाना नहीं है, बल्कि यह पूछना है कि कौन काम को कवर करता है। एक फारवर्डर जो विभाजन को समझा सकता है उसे रखना आसान है; जो नहीं कर सकता वह भ्रम के लिए शुल्क ले रहा है।

मूल प्रमाणपत्र में वास्तव में क्या शामिल है

A certificate of origin looks like one page, but the work behind it is not one page. The exporter has to establish the origin criterion, collect the supporting production and material records, complete the form in the required format, submit it to the issuing body, and answer any query the body raises. If a preferential origin claim rests on it and the certificate turns out to be wrong, the duty that was waived can be recovered at destination, which is why the issuing body checks before it stamps.

Two charges are legitimate here: the issuing body’s certification fee, which is a disbursement, and the forwarder’s or agent’s handling fee for preparing and submitting the application. A single line that says “प्रमाणपत्र शुल्क” इसे स्वीकार करने से पहले दोनों को अलग किए बिना विभाजित किया जाना चाहिए। यह वह लाइन भी है जिसके गद्देदार होने की सबसे अधिक संभावना है, क्योंकि बहुत कम आयातकों को पता है कि जारीकर्ता निकाय वास्तव में क्या शुल्क लेता है।

जब दस्तावेज़ीकरण शुल्क दलाल शुल्क को छुपाता है

गंतव्य पर, सीमा शुल्क दलाल प्रविष्टि दाखिल करता है और इसके लिए शुल्क लेता है। यह फारवर्डर के निर्यात दस्तावेज़ से एक अलग सेवा है, और इसे एक अलग चालान या कम से कम एक अलग लाइन पर प्रदर्शित होना चाहिए। जब कोई फारवर्डर एकल प्रस्तुत करता है “दस्तावेज़ीकरण और निकासी” शुल्क जो दोनों सिरों को कवर करता है, आयातक यह नहीं देख सकता कि किस पार्टी ने क्या किया, और गंतव्य दलाल का अपना शुल्क अदृश्य हो जाता है।

व्यावहारिक परिणाम एक तुलना समस्या है। एक ही हेडलाइन शुल्क उद्धृत करने वाले दो फारवर्डरों में ब्रोकर के काम की अलग-अलग मात्रा शामिल हो सकती है, इसलिए गंतव्य चालान आने के बाद सस्ता उद्धरण अधिक महंगा हो सकता है। प्रत्येक प्रदाता से यह बताने के लिए कहें कि मूल स्थान पर शुल्क में क्या शामिल है, गंतव्य पर क्या शामिल है, और कौन सी पार्टी प्रविष्टि जारी करती है। उत्तर आपको बताता है कि क्या आप एक ही सेवा की तुलना कर रहे हैं, और एक फारवर्डर की भूमिका ब्रोकर से कैसे भिन्न होती है, यह हमारे नोट में बताया गया है। जो प्रत्येक छोर पर सीमा शुल्क संभालता है.

नीचे दिया गया वीडियो मूल पिकअप और डिलीवरी ऑपरेशन दिखाता है जिसके साथ दस्तावेज़ यात्रा करते हैं। दस्तावेज़ीकरण शुल्क में उस चरण के लिए कागजी कार्रवाई शामिल है, न कि परिवहन।

The pattern of duplication, line by line

Take an invoice with three documentation lines on one shipment. Written out in the four columns below, the overlap becomes visible without any dispute about the amounts.

Charge	Basis	Third-party cost	Document it relates to
Documentation fee (forwarder)	Per shipment	None stated	Commercial invoice and packing list set
Bill of lading fee (carrier, billed through the forwarder)	Per bill of lading	Carrier charge	One original bill for the same shipment
“Set of documents” fee (forwarder)	Per shipment	None stated	Described as the same file

पंक्ति एक और पंक्ति तीन अब समान आउटपुट का वर्णन करते हैं। पंक्ति दो एक वास्तविक वाहक आवेश है, लेकिन यह इस बात का प्रमाण नहीं है कि अन्य दो अलग-अलग कार्य हैं। यदि तीनों एक ही शिपमेंट और एक ही दस्तावेज़ सेट से संबंधित हैं, तो आयातक एक आउटपुट के लिए तीन बार भुगतान कर रहा है, और परीक्षण शुल्क का नाम नहीं है, बल्कि इसके पीछे का काम है: दस्तावेज़ किसने तैयार किया, बिल किसने जारी किया, और तीसरा शुल्क क्या जोड़ता है।

फ़ॉरवर्डर से प्रत्येक पंक्ति को किसी कार्य में मैप करने के लिए कहें। एक प्रदाता जो ऐसा कर सकता है वह आम तौर पर अगले चालान पर पंक्तियों को समेकित करेगा। एक प्रदाता जो या तो अव्यवस्थित नहीं है या अस्पष्टता के साथ सहज नहीं है, और दोनों ही फ़ाइल को उस प्रदाता के पास ले जाने के कारण हैं जो आइटम करता है। ऑडिट के लिए अकाउंटेंट की आवश्यकता नहीं होती है; इसके लिए चालान, फ़ाइल और एक संक्षिप्त ईमेल की आवश्यकता होती है।

एक निश्चित प्रारूप में आइटमीकरण के लिए पूछें

चार कॉलमों में चालान का अनुरोध करें: शुल्क, आधार, तृतीय-पक्ष लागत और इससे संबंधित दस्तावेज़। आधार का अर्थ है प्रति शिपमेंट, प्रति बिल ऑफ़ लैडिंग, प्रति प्रमाणपत्र या प्रति संशोधन। तृतीय-पक्ष लागत वास्तव में भुगतान की गई राशि है, जिसकी रसीद संलग्न है। दस्तावेज़ कॉलम वह है जो इनवॉइस को ऐसी चीज़ में बदल देता है जिसे एक ऑपरेशन व्यक्ति फ़ाइल के विरुद्ध सत्यापित कर सकता है।

किसी भी बात पर बातचीत करने से पहले एक महीने तक ऐसा करें। एक ही महीना दिखाता है कि कौन से शुल्क दोबारा लगते हैं, कौन से शुल्क एकमुश्त होते हैं, और कौन से दस्तावेज़ शामिल होने के बावजूद हर शिपमेंट पर दिखाई देते हैं। आवर्ती शुल्क वे हैं जिन्हें अनुबंध खंड संबोधित कर सकता है; एकमुश्त शुल्क रसीदों के विरुद्ध जाँच करने वाले होते हैं।

अनुबंध की धाराएँ जो तर्क-वितर्क को रोकती हैं

Three clauses do most of the work. The first lists the documents included in the fee, by name, so that “प्रलेखन” has a definition. The second sets the price for documents outside the list, such as a certificate of origin or an amendment, and says whether those are charged at cost plus a fixed handling fee or at a flat rate. The third states that a disbursement must be supported by a third-party receipt, and that charges without a receipt are treated as part of the commercial fee.

यदि फारवर्डर किसी सूची का विरोध करता है, तो इसके बजाय मानक दर कार्ड मांगें और इसे अनुबंध के साथ संलग्न करें। एक रेट कार्ड स्कोप परिभाषा जितना अच्छा नहीं है, लेकिन यह ओपन-एंडेड शुल्क से बेहतर है, क्योंकि यह कम से कम सामान्य वस्तुओं की कीमत तय करता है। साल में एक बार इसकी समीक्षा करें, माल ढुलाई अनुबंध के समान चक्र पर, न कि किसी अलग तारीख पर, जिसका मालिक कोई नहीं हो।

पांच चरणों में ऑडिट कैसे चलाएं

सबसे पहले, बारह महीने के चालान निकालें और दस्तावेज़ों, प्रमाणपत्रों, घोषणाओं या संशोधनों का उल्लेख करने वाली प्रत्येक पंक्ति को टैग करें। दूसरा, पंक्तियों को नाम से समूहित करें और गिनें कि प्रत्येक कितनी बार दिखाई देती है। तीसरा, तीसरे पक्ष की लागत के रूप में प्रस्तुत की गई लाइनों के लिए रसीदें मांगें। चौथा, आपके द्वारा हस्ताक्षरित कोटेशन और रेट कार्ड, यदि कोई मौजूद है, के साथ कुल योग की तुलना करें। पांचवां, उन आरोपों को सूचीबद्ध करें जिनकी कोई रसीद नहीं है और कोई स्पष्ट आधार नहीं है, और उस सूची को स्पष्टीकरण के अनुरोध के साथ लिखित रूप में फारवर्डर को सौंप दें, आरोप नहीं।

ऑडिट का आउटपुट अधिकांश आयातकों की अपेक्षा से कम है: डुप्लिकेट की गई लाइनें, वे शुल्क जो उद्धृत किए जाने चाहिए थे लेकिन नहीं किए गए, और एक स्पष्ट तस्वीर कि किन दस्तावेज़ों में वास्तव में आपके व्यापार पर पैसा खर्च होता है। यह शुल्क पर फिर से बातचीत करने या व्यवसाय को आगे बढ़ाने के लिए पर्याप्त है, और यह शिपमेंट दर शिपमेंट के तर्क के बजाय एक बार किया जाता है।

ऑडिट को रेट कार्ड अनुरोध में बदलें

स्पष्टीकरण और सही दर कार्ड के लिए एक संक्षिप्त कवरिंग नोट के साथ सूची फारवर्डर को भेजें। प्रक्रियात्मक लहज़े को बनाए रखें: लक्ष्य एक दस्तावेज़ है जो दिखाता है कि किस चीज़ के लिए कितना शुल्क लिया गया है, न कि धनवापसी। पाँच वस्तुएँ अनुरोध को अस्पष्ट रूप से उत्तर देने में कठिन बनाती हैं: आपके द्वारा समीक्षा की गई चालान संख्याएँ, वे पंक्तियाँ जिन्हें आप किसी दस्तावेज़ में मैप नहीं कर सकते हैं, बिना रसीद के तीसरे पक्ष की लागत के रूप में प्रस्तुत की गई पंक्तियाँ, वह दस्तावेज़ सेट जिसकी आपको वास्तव में अगली तिमाही में आवश्यकता है, और वह कीमत जो आप उनसे उस सेट में प्रत्येक आइटम के लिए पुष्टि करने के लिए कह रहे हैं।

यदि उत्तर संतोषजनक है, तो संशोधित रेट कार्ड अनुबंध के साथ संलग्न करें और वार्षिक रूप से इसकी समीक्षा करें। यदि ऐसा नहीं है, तो वही सूची वह विनिर्देश बन जाती है जिसे आप उद्धरण मांगते समय दो अन्य प्रदाताओं को भेजते हैं, और आप शीर्षक शुल्क की तुलना करने के बजाय उनके उत्तरों की पंक्ति दर पंक्ति तुलना कर सकते हैं।

जब कोई शुल्क अधिक लगने पर भी उचित हो

दस्तावेज़ीकरण शुल्क अधिक हो सकता है और फिर भी उचित हो सकता है। मूल प्रमाणपत्र, एक वैधीकरण, एक धूमन प्रमाणपत्र और दो संशोधनों के साथ एक शिपमेंट में वास्तविक कार्य और वास्तविक संवितरण शामिल होते हैं, और एक फ्लैट शुल्क जो इन सभी को कवर करता है, आइटम के अनुसार शुल्क से सस्ता हो सकता है। परीक्षण तुलना है, संख्या नहीं: समान दस्तावेज़ों की लागत कितनी होगी, और फ्लैट शुल्क में क्या शामिल है।

यही तर्क कम शुल्क पर भी लागू होता है। जो शुल्क सस्ता लगता है वह प्रमाणपत्र कार्य को बाहर कर सकता है, जो बाद में एक अलग शुल्क के रूप में दिखाई देता है। एकमात्र विश्वसनीय तुलना परिभाषित दस्तावेज़ सेट की कुल लागत है, न कि पहले चालान पर शीर्षक शुल्क।

यह शेष चालान में कैसे फिट बैठता है

दस्तावेज़ीकरण माल ढुलाई चालान का एक ब्लॉक है, और इसकी समीक्षा दूसरों के साथ की जानी चाहिए। मूल शुल्क, माल ढुलाई, गंतव्य शुल्क और सहायक सामग्री प्रत्येक का अपना ऑडिट तर्क होता है, और एक शुल्क जो अलगाव में उचित लगता है वह उस उद्धरण का लक्षण हो सकता है जिसे कभी भी आइटम में शामिल नहीं किया गया था। हमारा समुद्री माल ढुलाई सेवा पेज दिखाता है कि बुकिंग की कीमत कैसे निर्धारित की जाती है, दस्तावेज़ीकरण पंक्ति किस संदर्भ में बैठती है।

प्रत्येक शुल्क के बारे में ये चार प्रश्न पूछें

अगले चालान को मंजूरी देने से पहले, चार बातें पूछें: यह शुल्क किस दस्तावेज़ से संबंधित है, क्या इसका कोई हिस्सा किसी तीसरे पक्ष को भुगतान किया गया है, क्या तीसरे पक्ष के हिस्से को रसीद द्वारा समर्थित किया जा सकता है, और इस आइटम के बारे में उद्धरण में क्या कहा गया है। यदि उत्तर स्पष्ट हैं, तो शुल्क अपना काम कर रहा है। यदि वे नहीं हैं, तो शुल्क एक बातचीत की वस्तु है, और आप उत्तरों से जो फ़ाइल बनाते हैं वह वही फ़ाइल है जो शुल्क पर कभी विवाद होने पर आपकी सुरक्षा करती है।