Biaya dokumentasi biasanya bukan pembayaran untuk dokumen. Ini adalah biaya atas waktu, sistem, dan tanggung jawab pengirim dalam memproduksi dan menangani dokumen, dan biaya berulang yang muncul tanpa penjelasan baris demi baris adalah biaya yang paling mudah untuk dipertanyakan dalam faktur. Cara mengauditnya adalah dengan memisahkan dua hal yang sering kali tercampur: pencairan yang sebenarnya dibayarkan oleh pihak pengangkut kepada pihak ketiga, seperti kamar dagang atau pengangkut, dan margin administratif yang melekat pada penanganannya. Salah satunya dibuktikan dengan kuitansi; yang lainnya adalah harga komersial yang dapat Anda negosiasikan.
Sebenarnya untuk apa biaya tersebut
Mengekspor dokumentasi bukanlah satu tugas. Ini adalah serangkaian tugas: menyiapkan faktur komersial dan daftar pengepakan, memeriksa instruksi pengiriman, menerbitkan atau mengatur bill of lading, mengajukan deklarasi ekspor, mendapatkan sertifikat, dan menjawab pertanyaan ketika suatu dokumen ditanyakan. Paket forwarder yang dikenakan biaya karena pengisian per menit tidak praktis. Biaya tersebut sah, namun tidak dapat dibenarkan, dan cakupannya harus terlihat jelas.
Dua fitur memisahkan biaya yang wajar dari biaya yang empuk. Yang pertama adalah apakah biayanya berubah ketika beban kerja berubah: pengiriman dengan satu kumpulan dokumen tidak boleh dikenakan biaya yang sama dengan pengiriman dengan lima perubahan dan permintaan sertifikat. Yang kedua adalah apakah karya yang sama dikenakan biaya dua kali dengan nama yang berbeda, yang merupakan pola yang patut dicari ketika biaya berulang berada di samping item baris per pengiriman.
Pencairan yang benar-benar membutuhkan uang
Beberapa dokumen membawa biaya pihak ketiga yang nyata. Surat keterangan asal sering kali disertifikasi oleh kamar dagang atau badan promosi perdagangan, dan badan tersebut mengenakan biaya untuk sertifikasi tersebut. Itu Panduan Kamar Dagang Internasional tentang surat keterangan asal menjelaskan apa yang tercakup dalam sertifikasi, yang berguna ketika pengirim menunjukkan satu baris untuk sertifikat dan baris lainnya untuk menanganinya. Sertifikat fitosanitasi atau kesehatan dikeluarkan oleh otoritas yang memungut biaya untuk pemeriksaan dan penerbitan. Sertifikat fumigasi bekerja secara berbeda: perawatan biasanya dilakukan dan disertifikasi oleh penyedia perawatan berlisensi, yang mengenakan biaya untuk perawatan itu sendiri, dan pihak pengirim dapat menambahkan biaya penanganan di atasnya. Legalisasi konsuler, jika diperlukan, memerlukan biaya konsulat. Amandemen bill of lading setelah diterbitkan biasanya dikenakan biaya pengangkutan, dan rilis teleks dikenakan biayanya sendiri.
Itu adalah pencairan. Pertanyaan auditnya sederhana: dapatkah pengirim menunjukkan faktur atau tanda terima pihak ketiga untuk jumlah yang ditagih. Pengangkut yang tidak dapat menunjukkan tanda terima untuk a “biaya sertifikat” tidak serta merta bertindak dengan itikad buruk, namun tagihan tersebut harus diperlakukan sebagai bagian dari biaya komersial dan dinegosiasikan seperti itu, bukan disajikan sebagai penerusan.
Biaya yang cenderung dihitung dua kali
Duplikasi yang muncul pertama kali adalah biaya dokumentasi ditambah biaya bill of lading tersendiri ditambah biaya terpisah “kumpulan dokumen” biaya, semuanya mencakup keluaran yang sama. Biaya lainnya adalah biaya deklarasi ekspor yang muncul kembali sebagai biaya bea cukai pada pengiriman yang sama. Yang ketiga adalah biaya perubahan yang diterapkan pada koreksi yang dilakukan oleh pihak pengangkut, dan bukan pada perubahan yang diminta oleh pihak pengirim.
Polanya tidak selalu disengaja. Perusahaan ekspedisi mewarisi kartu tarif dari departemen yang berbeda, dan biaya admin berulang mungkin diberlakukan setelah biaya per pengiriman ditetapkan. Maksud dari audit bukanlah untuk menuduh tetapi untuk menyandingkan garis dan menanyakan mana yang mencakup pekerjaan tersebut. Seorang pengirim barang yang dapat menjelaskan pemisahan tersebut mudah untuk dipelihara; salah satu yang tidak bisa meminta bayaran atas kebingungan.
Apa sebenarnya yang tercakup dalam surat keterangan asal
Surat keterangan asal tampak seperti satu halaman, namun karya di baliknya bukan satu halaman. Eksportir harus menetapkan kriteria asal, mengumpulkan catatan produksi dan bahan pendukung, melengkapi formulir dalam format yang diperlukan, menyerahkannya ke lembaga penerbit, dan menjawab pertanyaan apa pun yang diajukan oleh lembaga tersebut. Jika ada klaim asal preferensial dan sertifikat ternyata salah, bea yang dibebaskan dapat diperoleh kembali di tempat tujuan, oleh karena itu badan penerbit memeriksa sebelum membubuhkan stempel.
Ada dua biaya yang sah di sini: biaya sertifikasi lembaga penerbit, yang merupakan pencairan, dan biaya penanganan pengirim atau agen untuk menyiapkan dan menyerahkan permohonan. Satu baris yang mengatakan “biaya sertifikat” tanpa membedakan keduanya hendaknya dipecah terlebih dahulu sebelum menerimanya. Ini juga merupakan jalur yang kemungkinan besar akan diberi bantalan, karena hanya sedikit importir yang mengetahui berapa sebenarnya tarif yang dikenakan oleh lembaga penerbit.
Ketika biaya dokumentasi menyembunyikan biaya broker
Di tempat tujuan, itu broker bea cukai mengajukan entri tersebut dan mengenakan biaya untuk itu. Ini adalah layanan terpisah dari dokumentasi ekspor pengirim, dan harus muncul pada faktur terpisah atau setidaknya pada baris terpisah. Ketika seorang pengirim barang menyajikan satu “dokumentasi dan izin” biaya yang mencakup kedua belah pihak, importir tidak dapat melihat pihak mana yang melakukan apa, dan biaya yang ditanggung oleh broker tujuan menjadi tidak terlihat.
Konsekuensi praktisnya adalah masalah perbandingan. Dua perusahaan ekspedisi yang mengutip biaya utama yang sama mungkin menyertakan jumlah pekerjaan broker yang berbeda, sehingga penawaran yang lebih murah bisa menjadi lebih mahal setelah faktur tujuan tiba. Mintalah masing-masing penyedia layanan untuk menyebutkan biaya yang ditanggung di negara asal, biaya yang ditanggung di negara tujuan, dan pihak mana yang menerbitkan tiket masuk. Jawabannya memberi tahu Anda apakah Anda membandingkan layanan yang sama, dan perbedaan peran forwarder dengan broker dijelaskan dalam catatan kami di yang menangani bea cukai di setiap ujungnya.
Video di bawah ini menunjukkan operasi pengambilan dan pengiriman asal dokumen tersebut. Biaya dokumentasi mencakup dokumen untuk perjalanan tersebut, bukan transportasi itu sendiri.
Pola duplikasinya, baris demi baris
Ambil faktur dengan tiga baris dokumentasi pada satu pengiriman. Ditulis dalam empat kolom di bawah ini, tumpang tindihnya menjadi terlihat tanpa ada perselisihan mengenai jumlahnya.
| Mengenakan biaya | Dasar | Biaya pihak ketiga | Dokumentasikan yang berkaitan dengannya |
|---|---|---|---|
| Biaya dokumentasi (forwarder) | Per pengiriman | Tidak ada yang menyatakan | Faktur komersial dan daftar pengepakan ditetapkan |
| Biaya bill of lading (pengangkut, ditagih melalui pengirim) | Per tagihan muatan | Biaya operator | Satu tagihan asli untuk pengiriman yang sama |
| “Kumpulan dokumen” biaya (pengangkut) | Per pengiriman | Tidak ada yang menyatakan | Digambarkan sebagai file yang sama |
Baris satu dan baris tiga sekarang menggambarkan keluaran yang sama. Baris kedua adalah muatan pengangkut sebenarnya, tetapi ini bukan bukti bahwa dua lainnya merupakan pekerjaan yang berbeda. Jika ketiganya berkaitan dengan kiriman yang sama dan kumpulan dokumen yang sama, maka importir membayar tiga kali lipat untuk satu keluaran, dan yang diuji bukanlah nama tagihannya melainkan pekerjaan di baliknya: siapa yang menyiapkan dokumen, siapa yang menerbitkan tagihan, dan apa yang ditambahkan oleh tagihan ketiga.
Minta pengirim untuk memetakan setiap baris ke suatu tugas. Penyedia yang dapat melakukannya biasanya akan menggabungkan baris-baris pada faktur berikutnya. Penyedia yang tidak bisa merasa tidak terorganisir atau merasa nyaman dengan ambiguitas tersebut, dan keduanya merupakan alasan untuk memindahkan file ke penyedia yang memerinci. Audit tidak memerlukan akuntan; itu memerlukan faktur, file, dan email singkat.
Mintalah perincian dalam format tetap
Minta faktur dalam empat kolom: biaya, dasar, biaya pihak ketiga, dan dokumen terkait. Basis berarti per pengapalan, per bill of lading, per sertifikat, atau per amandemen. Biaya pihak ketiga adalah jumlah yang sebenarnya dibayarkan, dengan tanda terima terlampir. Kolom dokumen inilah yang mengubah faktur menjadi sesuatu yang dapat diverifikasi oleh petugas operasi terhadap file tersebut.
Lakukan ini selama satu bulan sebelum menegosiasikan apa pun. Satu bulan menunjukkan tagihan mana yang berulang, mana yang hanya sekali, dan mana yang muncul pada setiap pengiriman, apa pun dokumen yang terlibat. Biaya berulang adalah biaya yang dapat diatasi oleh klausul kontrak; biaya satu kali adalah biaya yang harus diperiksa terhadap kuitansi.
Klausul kontrak yang mencegah pertengkaran
Tiga klausa melakukan sebagian besar pekerjaan. Yang pertama mencantumkan dokumen-dokumen yang termasuk dalam biaya, berdasarkan nama, sehingga “dokumentasi” memiliki definisi. Yang kedua menetapkan harga untuk dokumen di luar daftar, seperti surat keterangan asal atau amandemennya, dan menentukan apakah dokumen tersebut dibebankan berdasarkan biaya ditambah biaya penanganan tetap atau dengan tarif tetap. Ketentuan ketiga menyatakan bahwa pencairan dana harus didukung oleh tanda terima pihak ketiga, dan bahwa tagihan tanpa tanda terima dianggap sebagai bagian dari biaya komersial.
Jika pengirim menolak suatu daftar, mintalah kartu tarif standar dan lampirkan pada kontrak. Kartu tarif tidak sebaik definisi cakupan, namun lebih baik daripada biaya terbuka, karena setidaknya menetapkan harga barang-barang umum. Tinjaulah kontrak tersebut setahun sekali, pada siklus yang sama dengan kontrak pengangkutan, dan bukan pada tanggal terpisah yang tidak diketahui siapa pun.
Cara menjalankan audit dalam lima langkah
Pertama, tarik faktur dua belas bulan dan tandai setiap baris yang menyebutkan dokumen, sertifikat, deklarasi, atau amandemen. Kedua, kelompokkan garis berdasarkan nama dan hitung seberapa sering setiap garis muncul. Ketiga, mintalah kuitansi untuk jalur-jalur yang disajikan sebagai biaya pihak ketiga. Keempat, bandingkan totalnya dengan penawaran harga yang Anda tandatangani dan dengan kartu tarif, jika ada. Kelima, mencantumkan dakwaan-dakwaan yang tidak ada kuitansinya dan tidak ada dasar yang jelas, dan menyampaikan daftar itu kepada pengangkut secara tertulis dengan meminta penjelasan, bukan dengan tuduhan.
Hasil dari audit ini lebih singkat dari apa yang diharapkan sebagian besar importir: baris-baris yang terduplikasi, biaya yang seharusnya disebutkan namun tidak disebutkan, dan gambaran yang jelas tentang dokumen mana yang benar-benar memerlukan biaya dalam perdagangan Anda. Itu cukup untuk menegosiasikan kembali biaya atau memindahkan bisnis, dan itu dilakukan satu kali daripada berargumentasi pengiriman demi pengiriman.
Ubah audit menjadi permintaan kartu tarif
Kirimkan daftar tersebut ke pengirim dengan catatan penutup singkat yang meminta penjelasan dan kartu tarif yang telah diperbaiki. Pertahankan nada prosedural: tujuannya adalah dokumen yang menunjukkan apa yang dikenakan biaya, bukan pengembalian dana. Lima item membuat permintaan sulit dijawab secara samar-samar: nomor faktur yang Anda tinjau, baris yang tidak dapat dipetakan ke dokumen, baris yang disajikan sebagai biaya pihak ketiga tanpa tanda terima, kumpulan dokumen yang sebenarnya Anda perlukan pada kuartal berikutnya, dan harga yang Anda minta mereka konfirmasi untuk setiap item dalam kumpulan itu.
Jika jawabannya memuaskan, lampirkan kartu tarif yang telah diperbaiki pada kontrak dan tinjau setiap tahun. Jika tidak, daftar yang sama akan menjadi spesifikasi yang Anda kirim ke dua penyedia lain saat Anda meminta penawaran, dan Anda dapat membandingkan jawaban mereka baris demi baris alih-alih membandingkan biaya utama.
Ketika suatu bayaran adil meskipun terlihat tinggi
Biaya dokumentasi bisa jadi tinggi dan tetap adil. Pengiriman dengan surat keterangan asal, legalisasi, sertifikat fumigasi, dan dua amandemen memerlukan pekerjaan nyata dan pencairan nyata, dan biaya tetap yang mencakup semuanya mungkin lebih murah daripada biaya yang dirinci. Yang diuji adalah perbandingannya, bukan angkanya: berapa biaya dokumen yang sama jika dirinci, dan apa saja yang termasuk dalam biaya tetap tersebut.
Logika yang sama berlaku untuk biaya rendah. Biaya yang terlihat murah mungkin tidak termasuk pekerjaan sertifikat, yang kemudian muncul sebagai biaya terpisah. Satu-satunya perbandingan yang dapat diandalkan adalah total biaya untuk kumpulan dokumen tertentu, bukan biaya utama pada faktur pertama.
Bagaimana hal ini sesuai dengan sisa faktur
Dokumentasi adalah satu blok dari faktur pengangkutan, dan harus ditinjau bersama dengan blok lainnya. Biaya asal, biaya pengangkutan, biaya tujuan, dan aksesori masing-masing memiliki logika auditnya sendiri, dan biaya yang tampak masuk akal jika terpisah dapat menjadi gejala dari penawaran yang tidak pernah dirinci. Kita layanan angkutan laut halaman menunjukkan bagaimana harga pemesanan, yang merupakan konteks baris dokumentasi.
Ajukan empat pertanyaan berikut tentang setiap biaya
Sebelum Anda menyetujui faktur berikutnya, tanyakan empat hal: dokumen apa yang terkait dengan tagihan ini, apakah sebagian dari tagihan tersebut dibayarkan kepada pihak ketiga, dapatkah bagian pihak ketiga tersebut didukung dengan tanda terima, dan apa isi kutipan tentang item ini. Jika jawabannya jelas, maka biaya tersebut melakukan tugasnya. Jika tidak, biayanya merupakan item negosiasi, dan file yang Anda buat dari jawaban adalah file yang sama yang melindungi Anda jika tagihan tersebut disengketakan.
