書類作成手数料は通常、書類に対する支払いではありません。これは、事務処理の作成と処理における運送業者の時間、システム、責任に対する料金であり、一行ごとの説明もなく表示される定期的な料金は、請求書に記載される中で最も疑問が生じやすい料金です。これを監査する方法は、しばしば混同されている 2 つのものを分離することです。1 つはフォワーダーが商工会議所や運送会社などの第三者に実際に支払う支払額と、それらの処理に伴う管理上のマージンです。 One is evidenced by a receipt;もう 1 つは交渉可能な商用価格です。
料金は実際何にかかるのか
ドキュメントのエクスポートは 1 つのタスクではありません。これは、コマーシャルインボイスとパッキングリストの準備、出荷指示の確認、船荷証券の発行または手配、輸出申告の提出、証明書の取得、文書照会時の質問への回答などの一連のタスクです。分単位で請求するのは現実的ではないため、フォワーダーはそれらをまとめて料金を請求します。料金は正当ですが、自己正当化するものではなく、範囲が明確である必要があります。
公正な料金と水増し料金を分ける 2 つの特徴があります。 1 つ目は、作業負荷が変化したときに料金が変わるかどうかです。1 つの文書セットを含む出荷に、5 つの修正と証明書要求を含む出荷と同じ料金がかかるべきではありません。 2 つ目は、同じ作業が異なる名前で 2 回請求されるかどうかです。これは、定期的な料金が出荷ごとの項目の横にある場合に探す価値のあるパターンです。
本当にお金がかかる支払い
Some documents carry a real third-party charge.原産地証明書は商工会議所や貿易促進団体によって認証されることが多く、その団体が認証料金を請求します。の 原産地証明書に関する国際商工会議所のガイダンス これは、フォワーダーが証明書について 1 つの行を提示し、それを処理するために別の行を提示する場合に役立ちます。植物検疫証明書または健康証明書は、検査と発行に料金を請求する当局によって発行されます。燻蒸証明書の仕組みは異なります。通常、処理は認可された処理プロバイダーによって実施および認証され、処理自体に料金がかかり、運送業者が手数料を上乗せする場合があります。領事の合法化には、必要に応じて領事館手数料がかかります。通常、発行後の船荷証券の修正には運送業者料金がかかり、テレックスリリースには独自の料金がかかります。
それらは支出です。監査の質問は単純です。フォワーダーは請求金額のサードパーティの請求書または領収書を提示できるかどうかです。 A forwarder that cannot produce a receipt for a “証明書手数料” 必ずしも悪意を持って行動しているわけではありませんが、料金はコマーシャル料金の一部として扱われ、パススルーとして提示されるのではなく、そのように交渉されるべきです。
二重にカウントされやすい料金
最初に表示される重複は、書類作成手数料、別の船荷証券手数料、および別の船荷証券手数料です。 “書類一式” 料金はすべて同じ出力をカバーします。もう 1 つは、同じ貨物の通関手数料として再度表示される輸出申告手数料です。 3つ目は、荷送人が要求した変更ではなく、運送業者自身が行った修正に適用される修正料金です。
このパターンは必ずしも意図的に行われているわけではありません。フォワーダーはさまざまな部門から料金表を継承しており、出荷ごとの料金が設定された後に定期的な管理手数料が導入された可能性があります。監査のポイントは、非難することではなく、複数の行を並べて、どちらが作業をカバーしているかを尋ねることです。分割を説明できるフォワーダーは維持しやすいです。それができない人は、混乱を招いているのです。
原産地証明書の実際の内容
原産地証明書は 1 ページに見えますが、その背後にある作業は 1 ページではありません。輸出者は原産地基準を確立し、裏付けとなる生産および材料記録を収集し、必要な形式でフォームに記入し、発行機関に提出し、発行機関が提起するあらゆる質問に答える必要があります。特恵原産地主張が根拠となっており、証明書が間違っていることが判明した場合、免除された関税は目的地で取り戻すことができるため、発行機関はスタンプを押す前にチェックを行っている。
ここでは、2 つの料金が正当です。1 つは支払いである発行機関の認証手数料、もう 1 つは申請書を作成して提出するための運送業者または代理店の手数料です。という一行 “証明書手数料” この 2 つを区別せずに、受け入れる前に分割する必要があります。また、発行団体が実際にいくら請求しているのかを知っている輸入業者はほとんどいないため、このラインは水増しされる可能性が最も高いラインでもある。
書類作成手数料に仲介手数料が隠れている場合
目的地では、 通関業者がエントリーを提出する そしてそれに対して料金を請求します。これはフォワーダーの輸出書類とは別のサービスであり、別の請求書または少なくとも別の行に記載される必要があります。フォワーダーがシングルを提示するとき “書類と許可” 両端をカバーする料金では、輸入者はどちらが何をしたかを見ることができず、仕向地仲介業者自身の手数料も見えなくなります。
実際の結果は比較問題になります。同じヘッドライン料金を提示する 2 つのフォワーダーが、異なる量の仲介作業を含んでいる可能性があるため、宛先の請求書が到着すると、より安い見積もりのほうがより高価になる可能性があります。各プロバイダーに、出発地での料金の範囲、目的地での料金の範囲、およびエントリーを発行する当事者を明記するよう依頼してください。答えは、同じサービスを比較しているかどうかを示します。また、フォワーダーの役割がブローカーの役割とどのように異なるかについては、当社のメモに記載されています。 両端の税関を担当するのは誰ですか。
以下のビデオは、書類が運ばれる出発地の集荷と配達の操作を示しています。書類作成料金には、輸送自体ではなく、その区間の書類作成が含まれます。
一行ずつの重複パターン
1 つの出荷に 3 つの文書行が含まれる請求書を作成します。以下の 4 つの列に書き出すと、金額について争うことなく重複が表示されます。
| 充電 | 基礎 | サードパーティのコスト | 関連するドキュメント |
|---|---|---|---|
| 書類作成手数料（転送業者） | 出荷ごとに | 何も記載されていない | コマーシャルインボイスとパッキングリストのセット |
| 船荷証券手数料（運送業者、運送業者を通じて請求） | 船荷証券ごとに | キャリア料金 | 同じ発送に対して元の請求書は 1 通 |
| “書類一式” 料金（フォワーダー） | 出荷ごとに | 何も記載されていない | 同一ファイルとして記述 |
行 1 と行 3 は同じ出力を表します。 2 行目は実際の運送業者の料金ですが、他の 2 行が別の作業であるという証拠にはなりません。 3 つすべてが同じ出荷と同じ文書セットに関連している場合、輸入業者は 1 つの出力に対して 3 回の料金を支払っていることになり、テストは料金の名前ではなく、その背後にある作業、つまり誰が文書を作成し、誰が請求書を発行したか、そして 3 回目の料金で何が追加されるかです。
Ask the forwarder to map each line to a task.それを行うことができるプロバイダーは、通常、次回の請求書の行を統合します。それができないプロバイダーは、整理整頓されていない、またはあいまいさに慣れていないかのいずれかであり、その両方が、項目化されたプロバイダーにファイルを移動する理由になります。 The audit does not require an accountant;請求書、ファイル、短い電子メールが必要です。
決まったフォーマットで箇条書きを依頼する
料金、基本、サードパーティ費用、および関連する文書の 4 つの列で請求書をリクエストします。基準とは、出荷ごと、船荷証券ごと、証明書ごと、または修正ごとを意味します。第三者費用は実際に支払われた金額であり、領収書が添付されます。ドキュメント列は、請求書を運用担当者がファイルと照合できるものに変えるものです。
何か交渉する前に、これを 1 か月間実行してください。 1 か月には、どの料金が繰り返し発生するのか、どの料金が 1 回限りの料金なのか、関連する書類に関係なくすべての出荷に表示される料金が表示されます。定期的な料金は、契約条項で対処できるものです。一回限りの料金は領収書と照合して確認する必要があります。
口論を妨げる契約条項
3 つの句でほとんどの作業が行われます。最初のリストには、料金に含まれる書類が名前順にリストされています。 “ドキュメント” has a definition. 2 つ目は、原産地証明書や補正書など、リストにない文書の価格を設定し、原価に固定手数料を加えた金額で請求されるか、定額料金で請求されるかを示します。 3 つ目は、支払いは第三者の領収書によって裏付けられなければならないこと、および領収書のない請求は商業手数料の一部として扱われることを規定しています。
運送業者がリストに抵抗する場合は、代わりに標準料金表を要求し、それを契約書に添付してください。料金表は範囲の定義ほど優れたものではありませんが、少なくとも共通アイテムの価格を固定するため、無制限の料金よりは優れています。誰も所有していない別の日付ではなく、運送契約と同じサイクルで年に 1 回見直してください。
5 つのステップで監査を実行する方法
まず、12 か月分の請求書を取り出し、文書、証明書、宣言、または修正に言及しているすべての行にタグを付けます。次に、行を名前ごとにグループ化し、それぞれの出現頻度を数えます。第三に、第三者費用として提示された回線の領収書を要求します。 4 番目に、合計を署名した見積書および料金表 (存在する場合) と比較します。 5番目に、領収書もなく明確な根拠もない請求をリストアップし、そのリストを告発ではなく説明を求める書面で運送業者に提出します。
監査の出力は、ほとんどの輸入業者が予想するよりも短く、重複した明細、見積もられるべきだったのに見積もられていない料金、そしてどの文書が実際に取引に費用をかけているかを明確に把握します。料金の再交渉や事業の移転にはこれで十分であり、出荷ごとに議論するのではなく、一度で済みます。
監査を料金表リクエストに変える
説明を求める短い添え状と修正された料金表を添えて、リストを運送業者に送信します。手続き的なトーンを保ちます。目標は、払い戻しではなく、何に対して請求されたかを示す文書です。リクエストをあいまいに答えるのが難しい 5 つの項目があります。それは、確認した請求書番号、文書にマッピングできなかった明細、領収書なしで第三者のコストとして提示された明細、次の四半期に実際に必要な文書セット、およびそのセット内の各品目について確認を求めている価格です。
答えが満足のいくものであれば、修正された料金表を契約書に添付し、毎年見直してください。そうでない場合は、見積もりを依頼するときに同じリストが他の 2 つのプロバイダーに送信する仕様となり、ヘッドライン料金を比較する代わりに、その回答を 1 行ずつ比較することができます。
高く見えても料金が適正な場合
文書作成料は高額になる場合がありますが、それでも公平です。原産地証明書、合法化、燻蒸証明書、および 2 つの修正を伴う出荷には、実際の作業と実際の支払いが含まれており、それらすべてをカバーする定額料金の方が、項目別の料金よりも安くなる場合があります。テストは数値ではなく比較です。同じ書類の項目別の費用はいくらになるのか、定額料金には何が含まれるのかなどです。
同じ論理が低料金にも当てはまります。安く見える料金では、証明書の作業が除外されている可能性があり、後で別の料金として表示されます。唯一信頼できる比較は、最初の請求書のヘッドライン料金ではなく、定義されたドキュメント セットの合計コストです。
これが請求書の残りの部分とどのように適合するか
書類は運送請求書の 1 つのブロックであり、他の書類と合わせて確認する必要があります。出発地料金、運送費、目的地料金、付属品にはそれぞれ独自の監査ロジックがあり、単独では合理的であるように見える料金は、明細化されていない見積もりの兆候である可能性があります。私たちの 海上輸送サービス ページには、予約の価格がどのように設定されるかが表示されます。これは、ドキュメントの行に記載されているコンテキストです。
すべての料金について次の 4 つの質問をしてください
次の請求書を承認する前に、次の 4 つのことを確認してください。この請求はどの文書に関連しているのか、その一部は第三者に支払われたのか、第三者の部分は領収書によって裏付けられるか、そして見積書にはこの商品について何が記載されていたのか。答えが明確であれば、手数料はその役割を果たしています。そうでない場合、料金は交渉の対象となり、回答から作成したファイルは、料金が争われた場合にあなたを保護するファイルと同じになります。
