డాక్యుమెంటేషన్ రుసుము: ఆడిట్ ఇట్ లైన్ బై లైన్

డాక్యుమెంటేషన్ రుసుము సాధారణంగా పత్రాల కోసం చెల్లింపు కాదు. ఇది ఫార్వార్డర్ యొక్క సమయం, సిస్టమ్‌లు మరియు వ్రాతపనిని ఉత్పత్తి చేయడంలో మరియు నిర్వహించడంలో బాధ్యత కోసం ఒక ఛార్జ్, మరియు లైన్-బై-లైన్ వివరణ లేకుండా కనిపించే పునరావృత రుసుము ప్రశ్నించడానికి ఇన్‌వాయిస్‌పై సులభమైన ఛార్జీ. దీన్ని ఆడిట్ చేయడానికి మార్గం తరచుగా మిళితం చేయబడిన రెండు విషయాలను వేరు చేయడం: ఫార్వార్డర్ వాస్తవానికి ఛాంబర్ ఆఫ్ కామర్స్ లేదా క్యారియర్ వంటి మూడవ పక్షానికి చెల్లించే చెల్లింపులు మరియు వాటిని నిర్వహించడానికి అనుబంధించబడిన అడ్మినిస్ట్రేటివ్ మార్జిన్. ఒకటి రసీదు ద్వారా రుజువు చేయబడింది; మరొకటి మీరు చర్చించగల వాణిజ్య ధర.

అసలు ఫీజు దేనికి

ఎగుమతి డాక్యుమెంటేషన్ ఒక పని కాదు. ఇది టాస్క్‌ల సమితి: వాణిజ్య ఇన్‌వాయిస్ మరియు ప్యాకింగ్ జాబితాను సిద్ధం చేయడం, షిప్పింగ్ సూచనలను తనిఖీ చేయడం, బిల్లును జారీ చేయడం లేదా ఏర్పాటు చేయడం, ఎగుమతి డిక్లరేషన్‌ను దాఖలు చేయడం, సర్టిఫికేట్‌లను పొందడం మరియు పత్రాన్ని ప్రశ్నించినప్పుడు ప్రశ్నలకు సమాధానం ఇవ్వడం. నిమిషానికి ఛార్జింగ్ చేయడం ఆచరణాత్మకం కాదు కాబట్టి రుసుముతో పని చేసే ఫార్వార్డర్ బండిల్‌లు. రుసుము చట్టబద్ధమైనది, కానీ అది స్వీయ-సమర్థన కాదు, మరియు పరిధి కనిపించాలి.

రెండు ఫీచర్లు ప్యాడెడ్ నుండి సరసమైన రుసుమును వేరు చేస్తాయి. మొదటిది పనిభారం మారినప్పుడు రుసుము మారుతుందా లేదా అనేది: ఒక డాక్యుమెంట్ సెట్‌తో కూడిన షిప్‌మెంట్ ఐదు సవరణలు మరియు సర్టిఫికేట్ అభ్యర్థనతో షిప్‌మెంట్‌కు సమానమైన ఛార్జీని కలిగి ఉండకూడదు. రెండవది, ఒకే పనికి వేర్వేరు పేర్లతో రెండుసార్లు ఛార్జీ విధించబడుతుందా అనేది, ఒక్కో షిప్‌మెంట్ లైన్ ఐటెమ్‌ల పక్కన పునరావృత రుసుము ఉన్నప్పుడు వెతకవలసిన నమూనా ఇది.

నిజంగా డబ్బు ఖర్చు చేసే చెల్లింపులు

కొన్ని పత్రాలు నిజమైన థర్డ్-పార్టీ ఛార్జీని కలిగి ఉంటాయి. మూలం యొక్క సర్టిఫికేట్ తరచుగా ఛాంబర్ ఆఫ్ కామర్స్ లేదా ట్రేడ్ ప్రమోషన్ బాడీచే ధృవీకరించబడుతుంది మరియు ఆ సంస్థ ధృవీకరణ కోసం ఛార్జీలు వసూలు చేస్తుంది. ది మూలం యొక్క సర్టిఫికేట్‌లపై ఇంటర్నేషనల్ ఛాంబర్ ఆఫ్ కామర్స్ మార్గదర్శకత్వం సర్టిఫికేషన్ ఏమి కవర్ చేస్తుందో వివరిస్తుంది, ఫార్వార్డర్ సర్టిఫికేట్ కోసం ఒక లైన్ మరియు దానిని నిర్వహించడానికి మరొక లైన్ సమర్పించినప్పుడు ఇది ఉపయోగపడుతుంది. ఫైటోసానిటరీ లేదా ఆరోగ్య ధృవీకరణ పత్రం తనిఖీ మరియు జారీ కోసం వసూలు చేసే అధికారం ద్వారా జారీ చేయబడుతుంది. ధూమపాన ధృవీకరణ పత్రం భిన్నంగా పని చేస్తుంది: చికిత్స సాధారణంగా లైసెన్స్ పొందిన చికిత్స ప్రదాతచే నిర్వహించబడుతుంది మరియు ధృవీకరించబడుతుంది, ఇది చికిత్సకు ఛార్జ్ చేయబడుతుంది మరియు ఫార్వార్డర్ పైన హ్యాండ్లింగ్ ఛార్జీని జోడించవచ్చు. కాన్సులర్ చట్టబద్ధత, అవసరమైన చోట, కాన్సులేట్ రుసుమును కలిగి ఉంటుంది. జారీ చేసిన తర్వాత బిల్లు సవరణ బిల్లు సాధారణంగా క్యారియర్ రుసుమును కలిగి ఉంటుంది మరియు టెలెక్స్ విడుదల దాని స్వంత ఛార్జీని కలిగి ఉంటుంది.

అవి వితరణలు. ఆడిట్ ప్రశ్న చాలా సులభం: ఫార్వార్డర్ థర్డ్-పార్టీ ఇన్‌వాయిస్ లేదా బిల్ చేసిన మొత్తానికి రసీదుని చూపగలరా. ఒక కోసం రసీదుని అందించలేని ఫార్వార్డర్ “సర్టిఫికేట్ రుసుము” తప్పనిసరిగా చెడు విశ్వాసంతో వ్యవహరించాల్సిన అవసరం లేదు, అయితే ఛార్జీని వాణిజ్య రుసుములో భాగంగా పరిగణించాలి మరియు చర్చలు జరపాలి, పాస్-త్రూగా సమర్పించకూడదు.

రెండుసార్లు లెక్కించబడే ఛార్జీలు

ముందుగా చూపబడే డూప్లికేషన్ డాక్యుమెంటేషన్ రుసుము మరియు లేడింగ్ ఫీజు యొక్క ప్రత్యేక బిల్లు మరియు వేరు “పత్రాల సమితి” రుసుము, అన్నీ ఒకే అవుట్‌పుట్‌ను కవర్ చేస్తాయి. మరొకటి ఎగుమతి డిక్లరేషన్ రుసుము, అదే షిప్‌మెంట్‌లో కస్టమ్స్ క్లియరెన్స్ ఫీజుగా మళ్లీ కనిపిస్తుంది. మూడవది షిప్పర్ అభ్యర్థించిన మార్పుకు బదులుగా ఫార్వార్డర్ స్వయంగా చేసిన దిద్దుబాటుకు వర్తించే సవరణ రుసుము.

నమూనా ఎల్లప్పుడూ ఉద్దేశపూర్వకంగా ఉండదు. ఫార్వార్డర్‌లు వివిధ విభాగాల నుండి రేట్ కార్డ్‌లను వారసత్వంగా పొందుతారు మరియు ఒక్కో షిప్‌మెంట్ రుసుములను సెట్ చేసిన తర్వాత పునరావృతమయ్యే నిర్వాహక రుసుము ప్రవేశపెట్టబడి ఉండవచ్చు. ఆడిట్ యొక్క ఉద్దేశ్యం ఆరోపించడం కాదు, లైన్లను పక్కపక్కనే ఉంచి, ఏది పనిని కవర్ చేస్తుందని అడగడం. స్ప్లిట్‌ని వివరించగల ఫార్వార్డర్‌ను ఉంచడం సులభం; లేనిది గందరగోళానికి ఛార్జ్ చేస్తోంది.

అసలు ఏ సర్టిఫికేట్ ఆఫ్ ఆరిజిన్ కలిగి ఉంటుంది

A certificate of origin looks like one page, but the work behind it is not one page. The exporter has to establish the origin criterion, collect the supporting production and material records, complete the form in the required format, submit it to the issuing body, and answer any query the body raises. If a preferential origin claim rests on it and the certificate turns out to be wrong, the duty that was waived can be recovered at destination, which is why the issuing body checks before it stamps.

Two charges are legitimate here: the issuing body’s certification fee, which is a disbursement, and the forwarder’s or agent’s handling fee for preparing and submitting the application. A single line that says “సర్టిఫికేట్ రుసుము” మీరు అంగీకరించే ముందు రెండింటినీ వేరు చేయకుండా విభజించాలి. ఇది ప్యాడ్ చేయబడే అవకాశం ఉన్న లైన్ కూడా, ఎందుకంటే కొంతమంది దిగుమతిదారులకు జారీ చేసే సంస్థ వాస్తవానికి ఏమి వసూలు చేస్తుందో తెలుసు.

డాక్యుమెంటేషన్ రుసుము బ్రోకర్ రుసుమును దాచినప్పుడు

గమ్యస్థానంలో, ది కస్టమ్స్ బ్రోకర్ ఎంట్రీని ఫైల్ చేస్తాడు మరియు దాని కోసం ఛార్జీలు. ఇది ఫార్వార్డర్ యొక్క ఎగుమతి డాక్యుమెంటేషన్ నుండి ఒక ప్రత్యేక సేవ, మరియు అది ప్రత్యేక ఇన్‌వాయిస్‌లో లేదా కనీసం ప్రత్యేక లైన్‌లో కనిపించాలి. ఫార్వార్డర్ సింగిల్‌ను అందించినప్పుడు “డాక్యుమెంటేషన్ మరియు క్లియరెన్స్” రెండు చివరలను కవర్ చేసే ఛార్జీ, దిగుమతిదారు ఏ పార్టీ ఏమి చేశాడో చూడలేరు మరియు గమ్యం బ్రోకర్ యొక్క స్వంత రుసుము కనిపించదు.

The practical consequence is a comparison problem. Two forwarders quoting the same headline fee may be including different amounts of broker work, so the cheaper quote can be the more expensive one once the destination invoice arrives. Ask each provider to state what the fee covers at origin, what it covers at destination, and which party issues the entry. The answer tells you whether you are comparing the same service, and how a forwarder’s role differs from a broker’s is set out in our note on who handles customs at each end.

The video below shows the origin pickup and delivery operation that the documents travel with. The documentation fee covers the paperwork for that leg, not the transport itself.

The pattern of duplication, line by line

ఒక షిప్‌మెంట్‌పై మూడు డాక్యుమెంటేషన్ లైన్‌లతో ఇన్‌వాయిస్ తీసుకోండి. దిగువ నాలుగు నిలువు వరుసలలో వ్రాయబడినది, మొత్తాల గురించి ఎటువంటి వివాదం లేకుండా అతివ్యాప్తి కనిపిస్తుంది.

ఛార్జ్	ఆధారం	మూడవ పక్షం ఖర్చు	దానికి సంబంధించిన పత్రం
డాక్యుమెంటేషన్ రుసుము (ఫార్వార్డర్)	ఒక్కో రవాణా	ఏదీ పేర్కొనలేదు	వాణిజ్య ఇన్‌వాయిస్ మరియు ప్యాకింగ్ జాబితా సెట్
లేడింగ్ ఫీజు బిల్లు (క్యారియర్, ఫార్వార్డర్ ద్వారా బిల్ చేయబడుతుంది)	ప్రతి బిల్లుకు	క్యారియర్ ఛార్జ్	అదే షిప్‌మెంట్ కోసం ఒక అసలైన బిల్లు
“పత్రాల సమితి” రుసుము (ఫార్వార్డర్)	ఒక్కో రవాణా	ఏదీ పేర్కొనలేదు	అదే ఫైల్‌గా వివరించబడింది

వరుస ఒకటి మరియు మూడు వరుసలు ఇప్పుడు ఒకే అవుట్‌పుట్‌ను వివరిస్తాయి. వరుస రెండు నిజమైన క్యారియర్ ఛార్జ్, కానీ మిగిలిన రెండు వేర్వేరు పని అని ఇది రుజువు కాదు. మూడూ ఒకే షిప్‌మెంట్ మరియు ఒకే డాక్యుమెంట్ సెట్‌కు సంబంధించినవి అయితే, దిగుమతిదారు ఒక అవుట్‌పుట్ కోసం మూడుసార్లు చెల్లిస్తున్నాడు మరియు పరీక్ష అనేది ఛార్జ్ పేరు కాదు, దాని వెనుక ఉన్న పని: పత్రాలను ఎవరు సిద్ధం చేసారు, ఎవరు బిల్లును జారీ చేసారు మరియు మూడవ ఛార్జ్ ఏమి జోడిస్తుంది.

ప్రతి పంక్తిని టాస్క్‌కి మ్యాప్ చేయమని ఫార్వార్డర్‌ని అడగండి. దీన్ని చేయగల ప్రొవైడర్ సాధారణంగా తదుపరి ఇన్‌వాయిస్‌లోని లైన్‌లను ఏకీకృతం చేస్తుంది. అస్పష్టతతో అస్తవ్యస్తంగా లేదా సౌకర్యవంతంగా ఉండలేని ప్రొవైడర్, మరియు రెండూ ఫైల్‌ను ఐటెమ్ చేసే ప్రొవైడర్‌కి తరలించడానికి కారణాలు. ఆడిట్‌కు అకౌంటెంట్ అవసరం లేదు; దీనికి ఇన్‌వాయిస్, ఫైల్ మరియు చిన్న ఇమెయిల్ అవసరం.

నిర్ణీత ఆకృతిలో ఐటెమ్‌లైజేషన్ కోసం అడగండి

నాలుగు నిలువు వరుసలలో ఇన్‌వాయిస్‌ను అభ్యర్థించండి: ఛార్జీ, ఆధారం, మూడవ పక్షం ధర మరియు దానికి సంబంధించిన పత్రం. ఆధారం అంటే ప్రతి సరుకు, ప్రతి బిల్లు, సర్టిఫికేట్ లేదా ప్రతి సవరణ. థర్డ్-పార్టీ ఖర్చు అనేది రసీదు జతచేయబడి వాస్తవానికి చెల్లించిన మొత్తం. పత్రం కాలమ్ అనేది ఇన్‌వాయిస్‌ని ఒక ఆపరేషన్ వ్యక్తి ఫైల్‌కు వ్యతిరేకంగా ధృవీకరించగలిగేదిగా మారుస్తుంది.

ఏదైనా చర్చలకు ముందు ఒక నెల పాటు ఇలా చేయండి. ఒకే నెలలో ఏ ఛార్జీలు పునరావృతమవుతాయి, ఏవి ఒక్కసారిగా ఉంటాయి మరియు ప్రమేయం ఉన్న పత్రాలతో సంబంధం లేకుండా ప్రతి షిప్‌మెంట్‌లో కనిపిస్తాయి. పునరావృత ఛార్జీలు కాంట్రాక్ట్ నిబంధన పరిష్కరించగలవి; వన్-ఆఫ్ ఛార్జీలు రసీదులకు వ్యతిరేకంగా తనిఖీ చేయడం.

వాదనను నిరోధించే ఒప్పంద నిబంధనలు

మూడు నిబంధనలు చాలా పనిని చేస్తాయి. మొదటిది ఫీజులో చేర్చబడిన పత్రాలను పేరు ద్వారా జాబితా చేస్తుంది “డాక్యుమెంటేషన్” నిర్వచనం ఉంది. రెండవది జాబితా వెలుపల ఉన్న డాక్యుమెంట్‌ల ధరను సెట్ చేస్తుంది, ఉదాహరణకు మూలం యొక్క సర్టిఫికేట్ లేదా సవరణ, మరియు వాటికి ధరతో పాటు నిర్ణీత హ్యాండ్లింగ్ రుసుము లేదా ఫ్లాట్ రేట్‌తో ఛార్జ్ చేయబడిందా అని చెబుతుంది. మూడవ పక్షం చెల్లింపుకు తప్పనిసరిగా థర్డ్-పార్టీ రసీదు మద్దతు ఇవ్వాలి మరియు రసీదు లేని ఛార్జీలు వాణిజ్య రుసుములో భాగంగా పరిగణించబడతాయి.

ఫార్వార్డర్ జాబితాను వ్యతిరేకిస్తే, బదులుగా ప్రామాణిక రేట్ కార్డ్‌ని అడగండి మరియు దానిని ఒప్పందానికి జోడించండి. రేట్ కార్డ్ అనేది స్కోప్ డెఫినిషన్ అంత మంచిది కాదు, కానీ ఇది ఓపెన్-ఎండ్ ఫీజు కంటే ఉత్తమం, ఎందుకంటే ఇది కనీసం సాధారణ వస్తువుల ధరను నిర్ణయిస్తుంది. ఎవరికీ స్వంతం కాని ప్రత్యేక తేదీలో కాకుండా సరుకు రవాణా ఒప్పందం వలె అదే చక్రంలో సంవత్సరానికి ఒకసారి దాన్ని సమీక్షించండి.

ఐదు దశల్లో ఆడిట్‌ను ఎలా అమలు చేయాలి

ముందుగా, పన్నెండు నెలల ఇన్‌వాయిస్‌లను తీసి, డాక్యుమెంట్‌లు, సర్టిఫికెట్‌లు, డిక్లరేషన్‌లు లేదా సవరణలను సూచించే ప్రతి పంక్తిని ట్యాగ్ చేయండి. రెండవది, పేరు ద్వారా పంక్తులను సమూహపరచండి మరియు ప్రతి ఒక్కటి ఎంత తరచుగా కనిపిస్తుందో లెక్కించండి. మూడవది, థర్డ్-పార్టీ ఖర్చులుగా సమర్పించబడిన లైన్‌ల కోసం రసీదులను అడగండి. నాల్గవది, మీరు సంతకం చేసిన కోట్‌తో మరియు రేట్ కార్డ్ ఉన్నట్లయితే మొత్తాలను సరిపోల్చండి. ఐదవది, ఎటువంటి రసీదు మరియు స్పష్టమైన ఆధారం లేని ఛార్జీలను జాబితా చేయండి మరియు ఆ జాబితాను ఆరోపణ కాకుండా వివరణ కోసం అభ్యర్థనతో లిఖితపూర్వకంగా ఫార్వార్డర్‌కు ఉంచండి.

ఆడిట్ యొక్క అవుట్‌పుట్ చాలా మంది దిగుమతిదారులు ఆశించిన దాని కంటే తక్కువగా ఉంది: నకిలీ లైన్‌లు, కోట్ చేయబడి ఉండవలసిన కానీ లేని ఛార్జీలు మరియు మీ ట్రేడ్‌లో ఏ డాక్యుమెంట్‌లకు వాస్తవానికి డబ్బు ఖర్చవుతుందో స్పష్టమైన చిత్రం. రుసుమును తిరిగి చర్చించడానికి లేదా వ్యాపారాన్ని తరలించడానికి ఇది సరిపోతుంది మరియు ఇది రవాణా ద్వారా వాదించబడిన రవాణా కంటే ఒకసారి చేయబడుతుంది.

ఆడిట్‌ను రేట్ కార్డ్ అభ్యర్థనగా మార్చండి

వివరణ మరియు సరిదిద్దబడిన రేట్ కార్డ్‌ను కోరుతూ చిన్న కవరింగ్ నోట్‌తో జాబితాను ఫార్వార్డర్‌కు పంపండి. టోన్ విధానాన్ని కొనసాగించండి: లక్ష్యం అనేది వాపసు కాకుండా దేనికి వసూలు చేయబడుతుందో చూపే పత్రం. ఐదు అంశాలు అభ్యర్థనకు అస్పష్టంగా సమాధానం ఇవ్వడం కష్టతరం చేస్తాయి: మీరు సమీక్షించిన ఇన్‌వాయిస్ నంబర్‌లు, మీరు డాక్యుమెంట్‌కు మ్యాప్ చేయలేని పంక్తులు, రసీదు లేకుండా థర్డ్-పార్టీ ఖర్చులుగా సమర్పించబడిన పంక్తులు, తదుపరి త్రైమాసికంలో మీకు అవసరమైన డాక్యుమెంట్ సెట్ మరియు ఆ సెట్‌లోని ప్రతి ఐటెమ్‌కు నిర్ధారించమని మీరు వారిని అడుగుతున్న ధర.

సమాధానం సంతృప్తికరంగా ఉంటే, ఒప్పందానికి సరిదిద్దబడిన రేటు కార్డును జోడించి, ఏటా సమీక్షించండి. అది కాకపోతే, మీరు కోట్ కోసం అడిగినప్పుడు అదే జాబితా మీరు మరో ఇద్దరు ప్రొవైడర్‌లకు పంపే స్పెసిఫికేషన్ అవుతుంది మరియు మీరు హెడ్‌లైన్ ఫీజులను పోల్చడానికి బదులుగా వారి సమాధానాలను లైన్ వారీగా సరిపోల్చవచ్చు.

రుసుము ఎక్కువగా కనిపించినప్పుడు కూడా న్యాయంగా ఉన్నప్పుడు

డాక్యుమెంటేషన్ రుసుము ఎక్కువగా ఉంటుంది మరియు ఇప్పటికీ న్యాయంగా ఉంటుంది. మూలం యొక్క ధృవీకరణ పత్రం, చట్టబద్ధత, ధూమపానం సర్టిఫికేట్ మరియు రెండు సవరణలతో కూడిన షిప్‌మెంట్‌లో నిజమైన పని మరియు నిజమైన చెల్లింపులు ఉంటాయి మరియు వాటన్నింటిని కవర్ చేసే ఫ్లాట్ రుసుము వర్గీకరించిన ఛార్జీల కంటే చౌకగా ఉండవచ్చు. పరీక్ష అనేది పోలిక, సంఖ్య కాదు: అదే డాక్యుమెంట్‌ల ధర ఎంత ఉంటుంది మరియు ఫ్లాట్ ఫీజులో ఏమి ఉంటుంది.

అదే లాజిక్ తక్కువ ఫీజుకి వర్తిస్తుంది. చౌకగా కనిపించే రుసుము సర్టిఫికేట్ పనిని మినహాయించవచ్చు, అది తర్వాత ప్రత్యేక ఛార్జీగా కనిపిస్తుంది. మొదటి ఇన్‌వాయిస్‌లోని హెడ్‌లైన్ రుసుము కాకుండా నిర్వచించిన డాక్యుమెంట్ సెట్‌కు మొత్తం ఖర్చు మాత్రమే నమ్మదగిన పోలిక.

ఇది మిగిలిన ఇన్‌వాయిస్‌కు ఎలా సరిపోతుంది

డాక్యుమెంటేషన్ అనేది సరుకు రవాణా ఇన్‌వాయిస్‌లో ఒక బ్లాక్, మరియు ఇది ఇతరులతో సమీక్షించబడాలి. మూలం ఛార్జీలు, సరుకు రవాణా, గమ్యస్థాన ఛార్జీలు మరియు యాక్సెసోరియల్‌లు ఒక్కొక్కటి వాటి స్వంత ఆడిట్ లాజిక్‌ను కలిగి ఉంటాయి మరియు ఏకాంతంగా సహేతుకంగా కనిపించే రుసుము ఎన్నటికీ వర్గీకరించబడని కోట్ యొక్క లక్షణం కావచ్చు. మా సముద్ర రవాణా సేవ బుకింగ్ ధర ఎలా ఉంటుందో పేజీ చూపిస్తుంది, ఇది డాక్యుమెంటేషన్ లైన్ కూర్చున్న సందర్భం.

ప్రతి ఫీజు గురించి ఈ నాలుగు ప్రశ్నలను అడగండి

మీరు తదుపరి ఇన్‌వాయిస్‌ను ఆమోదించే ముందు, నాలుగు విషయాలను అడగండి: ఈ ఛార్జ్ ఏ డాక్యుమెంట్‌కు సంబంధించినది, దానిలో ఏదైనా భాగాన్ని మూడవ పక్షానికి చెల్లించారా, మూడవ పక్షం భాగాన్ని రసీదు ద్వారా సపోర్ట్ చేయవచ్చా మరియు ఈ అంశం గురించి కోట్ ఏమి చెప్పింది. సమాధానాలు స్పష్టంగా ఉంటే, రుసుము తన పనిని చేస్తోంది. అవి కాకపోతే, రుసుము ఒక చర్చల అంశం మరియు మీరు సమాధానాల నుండి రూపొందించిన ఫైల్ అదే ఫైల్, ఛార్జ్ ఎప్పుడైనా వివాదాస్పదమైతే మిమ్మల్ని రక్షిస్తుంది.