Belge ücreti genellikle belgeler için yapılan bir ödeme değildir. Bu, nakliyecinin evrakları üretme ve işleme konusundaki zamanı, sistemleri ve sorumluluğu için bir ücrettir ve satır satır açıklama olmadan ortaya çıkan yinelenen ücret, faturada sorgulanması en kolay ücrettir. Bunu denetlemenin yolu, sıklıkla karıştırılan iki şeyi ayırmaktır: nakliyecinin aslında ticaret odası veya nakliyeci gibi üçüncü bir tarafa ödediği ödemeler ve bunların işlenmesine bağlı idari marj. Biri bir makbuzla kanıtlanır; diğeri ise pazarlık yapabileceğiniz ticari bir fiyattır.
Ücret aslında ne için?
İhracat belgeleri tek bir görev değildir. Bir dizi görevden oluşur: ticari fatura ve çeki listesinin hazırlanması, sevkıyat talimatlarının kontrol edilmesi, konşimento düzenlenmesi veya düzenlenmesi, ihracat beyanının doldurulması, sertifikaların alınması ve bir belge sorgulandığında soruların yanıtlanması. Bir nakliyeci, dakika bazında ücretlendirme pratik olmadığı için ücret karşılığında çalışan paketler oluşturur. Ücret meşrudur ancak kendini haklı çıkarmaz ve kapsamı görünür olmalıdır.
Adil bir ücreti dolgulu ücretten ayıran iki özellik vardır. Birincisi, iş yükü değiştiğinde ücretin değişip değişmediğidir: Tek belge seti olan bir gönderi, beş değişiklik ve sertifika talebi olan bir gönderiyle aynı ücreti taşımamalıdır. İkincisi, aynı işin farklı isimler altında iki kez ücretlendirilip ücretlendirilmediğidir; bu, gönderi başına satır öğelerinin yanında yinelenen bir ücret olduğunda aranmaya değer bir modeldir.
Gerçekten paraya mal olan harcamalar
Bazı belgeler gerçek bir üçüncü taraf ücreti taşır. Menşe şahadetnamesi genellikle bir ticaret odası veya ticareti teşvik kurumu tarafından onaylanır ve bu kuruluş sertifikasyon için ücret alır. Uluslararası Ticaret Odası'nın menşe sertifikalarına ilişkin kılavuzu Sertifikasyonun neleri kapsadığını açıklar; bu, ileticinin sertifika için bir satır ve onu işlemek için başka bir satır sunduğunda faydalıdır. Bitki sağlığı veya sağlık sertifikası, inceleme ve düzenleme için ücret alan bir makam tarafından verilir. Fümigasyon sertifikası farklı şekilde çalışır: İşlem normalde lisanslı bir işlem sağlayıcısı tarafından gerçekleştirilir ve sertifikalandırılır; bu sağlayıcı, işlemin kendisi için ücret alır ve nakliyeci bunun üzerine bir taşıma ücreti ekleyebilir. Konsolosluk yasallaştırması, gerektiğinde konsolosluk ücretini de içerir. Düzenlendikten sonra yapılan bir konşimento değişikliği genellikle bir taşıma ücreti taşır ve bir teleks ibrazı kendi ücretini taşır.
Bunlar harcamalar. Denetim sorusu basit: Nakliyeci, faturalanan tutara ilişkin üçüncü taraf faturasını veya makbuzunu gösterebilir mi? Bir nakliyecinin makbuz ibraz edememesi “sertifika ücreti” mutlaka kötü niyetle hareket etmek zorunda değildir, ancak bu durumda ücretin ticari ücretin bir parçası olarak değerlendirilmesi ve bu şekilde müzakere edilmesi, doğrudan geçiş olarak sunulmaması gerekir.
İki kez sayılma eğiliminde olan masraflar
İlk olarak ortaya çıkan kopya, bir belge ücreti artı ayrı bir konşimento ücreti artı ayrı bir ücrettir. “belge seti” ücret, hepsi aynı çıktıyı kapsıyor. Bir diğeri ise aynı gönderide gümrükleme ücreti olarak yeniden ortaya çıkan ihracat beyan ücretidir. Üçüncüsü, göndericinin talep ettiği bir değişiklikten ziyade nakliyecinin kendisinin yaptığı bir düzeltmeye uygulanan değişiklik ücretidir.
Desen her zaman kasıtlı değildir. Nakliyeciler, ücret listelerini farklı departmanlardan devralır ve gönderi başına ücretler belirlendikten sonra yinelenen bir yönetici ücreti uygulamaya konmuş olabilir. Denetimin amacı suçlamak değil, çizgileri yan yana koyup hangisinin işi kapsadığını sormaktır. Bölünmeyi açıklayabilecek bir nakliyeciyi tutmak kolaydır; yapamayan biri kafa karışıklığı için ücret alıyor.
Menşe belgesi gerçekte neleri içerir?
Menşe şahadetnamesi bir sayfa gibi görünür ancak arkasındaki çalışma tek bir sayfa değildir. İhracatçının menşe kriterini oluşturması, destekleyici üretim ve malzeme kayıtlarını toplaması, formu gerekli formatta doldurması, düzenleyen kuruluşa sunması ve kuruluşun yönelttiği tüm soruları yanıtlaması gerekir. Tercihli menşe iddiası buna dayanıyorsa ve sertifikanın hatalı olduğu ortaya çıkarsa, feragat edilen vergi varış yerinde geri alınabilir, bu nedenle düzenleyen kurum damgalamadan önce kontrol yapar.
Burada iki ücret meşrudur: Düzenleyen kuruluşun bir ödeme olan sertifika ücreti ve nakliyecinin veya acentenin başvuruyu hazırlamak ve göndermek için ödediği işlem ücreti. Tek bir satır şunu söylüyor “sertifika ücreti” kabul etmeden önce ikisini ayırmadan bölüşmelisiniz. Aynı zamanda dolgulu olması en muhtemel olan çizgidir çünkü çok az ithalatçı, düzenleyen kurumun gerçekte ne ücret aldığını biliyor.
Belge ücreti komisyoncu ücretini gizlediğinde
Varış noktasında, gümrük komisyoncusu girişi dosyalıyor ve bunun için ücret alıyor. Bu, nakliyecinin ihracat belgelerinden ayrı bir hizmettir ve ayrı bir faturada veya en azından ayrı bir satırda görünmelidir. Bir nakliyeci tek bir teklif sunduğunda “belgeleme ve izin” Her iki tarafı da kapsayan ücretlendirme, ithalatçının hangi tarafın ne yaptığını görememesi ve varış komisyoncusunun kendi ücretinin görünmemesi anlamına gelir.
Pratik sonuç bir karşılaştırma problemidir. Aynı başlık ücretini teklif eden iki nakliyeci, farklı miktarda komisyonculuk işi yapıyor olabilir, bu nedenle, daha ucuz olan teklif, varış faturası geldiğinde daha pahalı olan teklif olabilir. Her sağlayıcıdan, ücretin başlangıçta neleri kapsadığını, varış noktasında neleri kapsadığını ve girişi hangi tarafın düzenlediğini belirtmesini isteyin. Yanıt size aynı hizmeti karşılaştırıp karşılaştırmadığınızı ve bir ileticinin rolünün bir komisyoncununkinden ne kadar farklı olduğunu şu notumuzda ortaya koymaktadır: her iki uçta gümrüklerle kim ilgileniyor.
Aşağıdaki video, belgelerin birlikte seyahat ettiği kaynaktan alım ve teslimat işlemini göstermektedir. Dokümantasyon ücreti, nakliyenin kendisini değil, ilgili ayağın evrak işlerini kapsar.
Çoğaltma deseni, satır satır
Bir gönderide üç belge satırı bulunan bir fatura alın. Aşağıdaki dört sütunda yazılan örtüşme, tutarlar konusunda herhangi bir tartışma olmaksızın görünür hale geliyor.
| Şarj | Temel | Üçüncü taraf maliyeti | İlgili olduğu belge |
|---|---|---|---|
| Dokümantasyon ücreti (iletici) | Gönderi başına | Hiçbiri belirtilmedi | Ticari fatura ve paketleme listesi seti |
| Konşimento ücreti (taşıyıcı, iletici aracılığıyla faturalandırılır) | Konşimento başına | Operatör ücreti | Aynı gönderi için bir orijinal fatura |
| “Belge kümesi” ücret (nakliyeci) | Gönderi başına | Hiçbiri belirtilmedi | Aynı dosya olarak tanımlandı |
Birinci satır ve üçüncü satır artık aynı çıktıyı tanımlıyor. İkinci sıra gerçek bir taşıyıcı ücretidir, ancak diğer ikisinin farklı işler olduğunun kanıtı değildir. Üçü de aynı sevkıyat ve aynı belge seti ile ilgiliyse, ithalatçı bir çıktı için üç kez ödeme yapıyor demektir ve test, ücretin adı değil, arkasındaki çalışmadır: belgeleri kimin hazırladığı, faturayı kimin düzenlediği ve üçüncü ücretin ne eklediği.
İleticiden her satırı bir göreve eşlemesini isteyin. Bunu yapabilen bir sağlayıcı genellikle bir sonraki faturadaki satırları birleştirir. Bunu yapamayan bir sağlayıcı ya düzensizdir ya da belirsizlikten memnundur ve her ikisi de dosyayı ayrıntılı bir şekilde düzenleyen bir sağlayıcıya taşımak için nedenlerdir. Denetim bir muhasebeci gerektirmez; faturayı, dosyayı ve kısa bir e-postayı gerektirir.
Maddelerin sabit bir formatta belirtilmesini isteyin
Faturayı dört sütun halinde isteyin: ücret, esas, üçüncü taraf maliyeti ve ilgili belge. Esas; gönderi başına, konşimento başına, sertifika başına veya değişiklik başına anlamına gelir. Üçüncü taraf maliyeti, makbuz eklenerek fiilen ödenen tutardır. Belge sütunu, faturayı operasyon personelinin dosyada doğrulayabileceği bir şeye dönüştüren şeydir.
Herhangi bir şey için pazarlık yapmadan önce bunu bir ay boyunca yapın. Tek bir ay, hangi ücretlerin yinelendiğini, hangilerinin tek seferlik olduğunu ve ilgili belgelere bakılmaksızın hangilerinin her gönderide göründüğünü gösterir. Yinelenen masraflar, bir sözleşme maddesinin ele alabileceği masraflardır; Bir defaya mahsus masraflar, makbuzlarla kontrol edilecek olanlardır.
Tartışmayı engelleyen sözleşme maddeleri
İşin çoğunu üç cümle yapıyor. İlki, ücrete dahil olan belgeleri adlarına göre listeler, böylece “dokümantasyon” bir tanımı var. İkincisi, menşe şahadetnamesi veya değişiklik gibi liste dışındaki belgelerin fiyatını belirler ve bunların maliyet artı sabit işlem ücreti üzerinden mi yoksa sabit bir ücret üzerinden mi ücretlendirileceğini belirtir. Üçüncüsü, bir ödemenin üçüncü taraf makbuzuyla desteklenmesi gerektiğini ve makbuzsuz ücretlerin ticari ücretin bir parçası olarak değerlendirileceğini belirtir.
Nakliyeci bir listeye direnirse, bunun yerine standart ücret listesini isteyin ve bunu sözleşmeye ekleyin. Ücret listesi kapsam tanımı kadar iyi değildir ancak açık uçlu ücretten daha iyidir çünkü en azından ortak öğelerin fiyatını sabitler. Kimsenin sahip olmadığı ayrı bir tarih yerine, navlun sözleşmesiyle aynı döngüde yılda bir kez gözden geçirin.
Denetim beş adımda nasıl yürütülür?
Öncelikle on iki aylık faturaları çekin ve belgelerden, sertifikalardan, beyanlardan veya değişikliklerden bahseden her satırı etiketleyin. İkinci olarak, satırları ada göre gruplayın ve her birinin ne sıklıkta göründüğünü sayın. Üçüncüsü, üçüncü taraf maliyetleri olarak sunulan hatlar için makbuz isteyin. Dördüncüsü, toplamları imzaladığınız fiyat teklifiyle ve varsa ücret listesiyle karşılaştırın. Beşincisi, faturası olmayan ve açık bir dayanağı olmayan masrafları listeleyin ve bu listeyi nakliyeciye bir suçlamayla değil, açıklama talebiyle yazılı olarak iletin.
Denetimin çıktısı çoğu ithalatçının beklediğinden daha kısadır: mükerrer satırlar, belirtilmesi gereken ancak belirtilmeyen masraflar ve hangi belgelerin ticaretinizde gerçekte paraya mal olduğuna dair net bir resim. Bu, ücreti yeniden görüşmek veya işi taşımak için yeterlidir ve sevkiyatın sevkiyat yoluyla yapılması yerine bir kez yapılır.
Denetimi ücret listesi isteğine dönüştürün
Listeyi, açıklama isteyen kısa bir açıklama notu ve düzeltilmiş ücret listesiyle birlikte ileticiye gönderin. Üslubu prosedüre uygun tutun: Amaç, geri ödeme değil, neyin ne için ücretlendirildiğini gösteren bir belgedir. Beş öğe, talebin muğlak bir şekilde yanıtlanmasını zorlaştırıyor: incelediğiniz fatura numaraları, bir belgeyle eşleştiremediğiniz satırlar, makbuz olmadan üçüncü taraf maliyetleri olarak sunulan satırlar, önümüzdeki çeyrekte gerçekten ihtiyacınız olan belge seti ve bu setteki her bir öğe için onlardan onaylamalarını istediğiniz fiyat.
Yanıt tatmin ediciyse düzeltilmiş ücret listesini sözleşmeye ekleyin ve yıllık olarak inceleyin. Değilse, aynı liste, fiyat teklifi istediğinizde diğer iki sağlayıcıya göndereceğiniz spesifikasyon haline gelir ve başlık ücretlerini karşılaştırmak yerine onların yanıtlarını satır satır karşılaştırabilirsiniz.
Yüksek görünse bile ücretin adil olması
Belge ücreti yüksek olabilir ve yine de adil olabilir. Menşe belgesi, yasallaştırma belgesi, fümigasyon sertifikası ve iki değişiklik içeren bir gönderi, gerçek çalışmayı ve gerçek ödemeleri içerir ve bunların tamamını kapsayan sabit bir ücret, ayrıntılı ücretlerden daha ucuz olabilir. Test sayı değil karşılaştırmadır: aynı belgelerin maliyeti ne kadardır ve sabit ücret neleri içerir?
Aynı mantık düşük ücret için de geçerlidir. Ucuz görünen bir ücret, daha sonra ayrı bir ücret olarak ortaya çıkacak olan sertifika çalışmasını kapsam dışı bırakabilir. Tek güvenilir karşılaştırma, ilk faturadaki başlık ücreti değil, tanımlanmış bir belge kümesinin toplam maliyetidir.
Bu faturanın geri kalanına nasıl uyuyor?
Dokümantasyon, navlun faturasının bir bloğudur ve diğerleriyle birlikte gözden geçirilmesi gerekir. Çıkış ücretleri, navlun, varış ücretleri ve aksesuarların her birinin kendi denetim mantığı vardır ve tek başına makul görünen bir ücret, hiçbir zaman ayrıntılı olarak belirtilmemiş bir fiyat teklifinin belirtisi olabilir. Bizim okyanus taşımacılığı hizmeti sayfa, bir rezervasyonun nasıl fiyatlandırıldığını gösterir; bu, belge satırının içinde yer aldığı bağlamdır.
Her ücretle ilgili bu dört soruyu sorun
Bir sonraki faturayı onaylamadan önce dört şeyi sorun: Bu ücretin hangi belgeyle ilgili olduğu, herhangi bir kısmının üçüncü bir tarafa ödenip ödenmediği, üçüncü tarafa ait kısmın bir makbuzla desteklenip desteklenemeyeceği ve teklifin bu kalem hakkında ne söylediği. Cevaplar açıksa ücret işini yapıyor demektir. Değilse, ücret bir pazarlık öğesidir ve yanıtlardan oluşturduğunuz dosya, ücrete itiraz edilmesi durumunda sizi koruyan dosyanın aynısıdır.
