Комісія за документацію зазвичай не є платою за документи. Це плата за час, системи та відповідальність експедитора за виготовлення та обробку документів, а періодична комісія, яка відображається без пояснень рядок за рядком, є найпростішим стягненням у рахунку-фактурі, щоб поставити під сумнів. Спосіб аудиту полягає в тому, щоб розділити дві речі, які часто змішуються: виплати, які експедитор фактично сплачує третій стороні, такій як торгова палата чи перевізник, і адміністративну маржу, пов’язану з їх обробкою. Один підтверджується квитанцією; інший — це комерційна ціна, про яку можна домовитися.
Для чого насправді призначена плата
Експортна документація – це не одне завдання. Це набір завдань: підготовка комерційної накладної та пакувального листа, перевірка інструкцій з відвантаження, оформлення або оформлення коносамента, подання експортної декларації, отримання сертифікатів і відповіді на запитання, коли запитується документ. Експедитор об’єднує цю роботу в плату, оскільки щохвилинна тарифікація непрактична. Гонорар є законним, але він не є виправданим, і обсяг має бути видимим.
Дві особливості відрізняють справедливу плату від м’якої. По-перше, чи змінюється комісія, коли змінюється робоче навантаження: відправлення з одним набором документів не повинно мати таку саму плату, як відправлення з п’ятьма поправками та запитом на сертифікат. По-друге, чи оплачується одна і та сама робота двічі під різними іменами, на що варто звернути увагу, коли повторювана комісія стоїть поруч із позиціями рядка за відправлення.
Виплати, які справді коштують грошей
Деякі документи містять справжню плату третьої сторони. Сертифікат походження часто сертифікується торговою палатою або органом сприяння торгівлі, і цей орган стягує плату за сертифікацію. The Рекомендації Міжнародної торгової палати щодо сертифікатів походження describes what the certification covers, which is useful when a forwarder presents one line for the certificate and another for handling it. A phytosanitary or health certificate is issued by an authority that charges for inspection and issuance. A fumigation certificate works differently: the treatment is normally carried out and certified by a licensed treatment provider, which charges for the treatment itself, and the forwarder may add a handling charge on top. Consular legalization, where required, involves a consulate fee. A bill of lading amendment after issuance usually carries a carrier fee, and a telex release carries its own charge.
Це виплати. Питання аудиту просте: чи може експедитор показати сторонній рахунок або квитанцію на виставлену суму. Експедитор, який не може видати квитанцію на a “плата за сертифікат” не обов’язково діє недобросовісно, але стягнення слід розглядати як частину комерційної комісії та обговорювати як таку, а не представляти як передачу.
Звинувачення, які, як правило, враховуються двічі
Дублювання, яке з’являється першим, — це комісія за документацію плюс окрема комісія за накладну плюс окрема комісія “комплект документів” плата, що покриває один і той самий результат. Іншим є збір за експортну декларацію, який знову з’являється як збір за митне оформлення того самого вантажу. По-третє, це комісія за внесення змін, яка застосовується до виправлень, які вніс сам експедитор, а не до змін, які вимагає вантажовідправник.
Шаблон не завжди є навмисним. Експедитори успадковують прейскуранти від різних відділів, і періодична адміністративна комісія могла бути введена після встановлення плати за відправлення. Суть аудиту полягає не в тому, щоб звинуватити, а в тому, щоб поставити рядки поруч і запитати, який із них охоплює роботу. Експедитора, який може пояснити розкол, легко утримати; той, хто не може, стягує плату за плутанину.
Що насправді включає сертифікат походження
Сертифікат походження виглядає як одна сторінка, але робота, що стоїть за ним, не є однією сторінкою. Експортер має встановити критерій походження, зібрати підтверджуючі виробничі та матеріальні записи, заповнити форму в необхідному форматі, надати її до органу, що видав документ, і відповісти на будь-який запит, який цей орган порушує. Якщо претензія на преференційне походження ґрунтується на ньому, а сертифікат виявляється неправильним, мито, від якого було скасовано, можна повернути в пункті призначення, тому орган, що видав сертифікат, перевіряє його перед тим, як поставити печатку.
Тут є законними дві комісії: плата за сертифікацію органу, що видав заявку, яка є виплатою, і комісія експедитора або агента за обробку та подання заявки. Один рядок, який говорить “плата за сертифікат” не розрізняючи два, слід розділити, перш ніж прийняти це. Крім того, ця лінія, швидше за все, буде доповнена, оскільки небагато імпортерів знають, яку плату фактично стягує орган, що видав.
Коли плата за документацію приховує винагороду брокера
У місці призначення митний брокер подає запис і платить за це. Це окрема послуга від експортної документації експедитора, і вона повинна відображатися в окремому рахунку-фактурі або принаймні в окремому рядку. Коли експедитор представляє один “документація та оформлення” плата, яка покриває обидва кінці, імпортер не може бачити, яка сторона що зробила, а власна плата брокера призначення стає невидимою.
Практичним наслідком є проблема порівняння. Два експедитори, які пропонують однакову загальну комісію, можуть включати різні обсяги брокерської роботи, тому дешевша пропозиція може виявитися дорожчою, коли надходить рахунок-фактура призначення. Попросіть кожного постачальника вказати, що покриває комісія в пункті відправлення, що покриває в місці призначення та яка сторона видає запис. Відповідь покаже вам, чи порівнюєте ви ту саму послугу, і чим роль експедитора відрізняється від ролі брокера, викладено в нашій примітці щодо хто обробляє митницю на кожному кінці.
У наведеному нижче відео показана операція отримання та доставки з місця відправлення документів. Комісія за документацію покриває документи для цього етапу, а не сам транспорт.
Шаблон дублювання, рядок за рядком
Візьміть рахунок-фактуру з трьома рядками документації на одне відправлення. Записане в чотирьох колонках нижче, перекриття стає видимим без будь-яких суперечок щодо сум.
| Зарядити | Основа | Вартість третьої сторони | Документ, якого це стосується |
|---|---|---|---|
| Комісія за документацію (експедитор) | За відправлення | Не вказано | Комерційний рахунок-фактура та пакувальний лист набір |
| Плата за коносамент (перевізник, виставляється через експедитора) | За коносаментом | Плата оператора | Один оригінал рахунку на те саме відправлення |
| “Комплект документів” гонорар (експедитор) | За відправлення | Не вказано | Описується як той самий файл |
Перший і третій рядки тепер описують той самий результат. Другий рядок — це справжній заряд носія, але це не доказ того, що два інших працюють по-різному. Якщо всі три стосуються одного вантажу й того самого комплекту документів, імпортер платить тричі за один вихід, і тестом є не назва збору, а робота, що стоїть за ним: хто підготував документи, хто виставив рахунок і що додає третій збір.
Попросіть експедитора зіставити кожен рядок із завданням. Постачальник, який може це зробити, зазвичай об’єднує рядки в наступному рахунку-фактурі. Постачальник, який не може, або неорганізований, або влаштовує неоднозначність, і обидва є причиною для переміщення файлу до постачальника, який перераховує елементи. Аудит не потребує бухгалтера; для цього потрібен рахунок-фактура, файл і короткий електронний лист.
Попросіть деталізацію у фіксованому форматі
Надішліть запит на рахунок-фактуру в чотирьох стовпцях: вартість, основа, вартість третьої сторони та документ, якого він стосується. Базис означає кожне відправлення, коносамент, сертифікат або поправку. Вартість третьої сторони – це фактично сплачена сума з доданою квитанцією. Стовпець документа перетворює рахунок-фактуру на те, що оператор може перевірити за файлом.
Робіть це протягом місяця, перш ніж вести будь-які переговори. Один місяць показує, які платежі повторюються, які є одноразовими, а які відображаються на кожній відправці, незалежно від відповідних документів. Регулярні платежі – це ті, які можуть стосуватися положення контракту; одноразові платежі – це ті, які перевіряються за квитанціями.
Умови договору, які перешкоджають суперечці
Три речення виконують більшу частину роботи. Перший перераховує документи, включені в плату, за назвою, так що “документація” має визначення. Друга встановлює ціну на документи поза переліком, наприклад сертифікат походження чи поправку, і вказує, чи стягуються вони за собівартістю плюс фіксовану плату за обробку чи за фіксованою ставкою. Третє стверджує, що виплата має бути підтверджена квитанцією третьої сторони, а стягнення без квитанції розглядаються як частина комерційної комісії.
Якщо експедитор не хоче надати список, попросіть стандартний тарифний план і додайте його до договору. Прейскурант не такий хороший, як визначення обсягу, але він кращий, ніж безстрокова комісія, оскільки він принаймні фіксує ціну звичайних товарів. Переглядайте його раз на рік у той самий цикл, що й контракт на фрахт, а не в окрему дату, яка нікому не належить.
Як провести аудит у п’ять кроків
Спочатку витягніть рахунки-фактури за дванадцять місяців і позначте кожен рядок, у якому згадуються документи, сертифікати, декларації чи поправки. По-друге, згрупуйте рядки за назвою та підрахуйте, як часто кожен з’являється. По-третє, попросіть квитанції для рядків, представлених як сторонні витрати. По-четверте, порівняйте підсумки з підписаною вами пропозицією та тарифним планом, якщо він є. По-п’яте, перелічіть стягнення, які не мають квитанції та чіткої основи, і надайте цей список експедитору в письмовій формі з проханням про пояснення, а не звинувачення.
Результат аудиту є коротшим, ніж очікує більшість імпортерів: дубльовані рядки, збори, які мали бути вказані, але не були вказані, і чітке уявлення про те, які документи насправді коштують грошей у вашій торгівлі. Цього достатньо, щоб переглянути комісію або перемістити бізнес, і це робиться один раз, а не аргументована відправка за відправленням.
Перетворіть аудит на запит тарифного плану
Надішліть список експедитору з короткою супровідною запискою з проханням надати пояснення та виправлений прейскурант. Дотримуйтеся процедурного тону: метою є документ, який показує, що за що стягується, а не відшкодування. На запит важко відповісти на п’ять пунктів: номери рахунків-фактур, які ви переглянули, рядки, які ви не змогли зіставити з документом, рядки, представлені як сторонні витрати без квитанції, набір документів, який вам справді потрібен у наступному кварталі, і ціна, яку ви просите підтвердити для кожного елемента цього набору.
Якщо відповідь задовільна, додайте до договору виправлений прейскурант і переглядайте його щорічно. Якщо це не так, той самий список стає специфікацією, яку ви надсилаєте двом іншим постачальникам, коли запитуєте цінову пропозицію, і ви можете порівнювати їхні відповіді рядок за рядком замість порівняння основних зборів.
Коли гонорар справедливий, навіть якщо він виглядає високим
Комісія за документацію може бути високою та все ще справедливою. Відправка із сертифікатом походження, легалізацією, сертифікатом фумігації та двома поправками передбачає реальну роботу та реальні виплати, а фіксована плата, яка покриває все це, може бути дешевшою, ніж деталізовані витрати. Тест — це порівняння, а не кількість: скільки в деталях коштуватимуть ті самі документи та що включає фіксована комісія.
Така ж логіка стосується низької плати. Комісія, яка виглядає дешевою, може виключати роботу над сертифікатом, яка пізніше з’являється як окрема плата. Єдиним надійним порівнянням є загальна вартість певного набору документів, а не головна комісія за першим рахунком-фактурою.
Як це відповідає решті рахунку-фактури
Документація – це один блок фрахтової накладної, і її слід переглядати разом з іншими. Плата за походження, плата за фрахт, плата за пункт призначення та додаткове обладнання мають власну логіку аудиту, і комісія, яка окремо виглядає розумною, може бути ознакою цінової пропозиції, яка ніколи не була детально визначена. наш океанські вантажні перевезення сторінка показує, як визначається ціна бронювання, що є контекстом, у якому знаходиться рядок документації.
Задайте ці чотири питання про кожну плату
Перш ніж затверджувати наступний рахунок-фактуру, запитайте про чотири речі: до якого документа відноситься це стягнення, чи сплачено будь-яку його частину третій стороні, чи можна підтвердити частину третьої сторони квитанцією та що сказано в цитаті про цей елемент. Якщо відповіді чіткі, плата робить свою справу. Якщо ні, комісія є предметом переговорів, а файл, який ви створюєте з відповідей, є тим самим файлом, який захищає вас, якщо стягнення коли-небудь буде оскаржено.
