Una tassa per la documentazione di solito non è un pagamento per i documenti. Si tratta di un addebito per il tempo, i sistemi e la responsabilità dello spedizioniere nella produzione e gestione della documentazione, e una tariffa ricorrente che appare senza una spiegazione riga per riga è l'addebito più semplice da contestare sulla fattura. Il modo per verificarlo è separare due cose che spesso sono confuse: gli esborsi che lo spedizioniere effettivamente paga a terzi, come una camera di commercio o un vettore, e il margine amministrativo connesso alla loro gestione. Uno è comprovato da una ricevuta; l'altro è un prezzo commerciale che puoi negoziare.
A cosa serve effettivamente la tariffa
La documentazione di esportazione non è un compito. Si tratta di un insieme di compiti: preparare la fattura commerciale e la bolla di accompagnamento, controllare le istruzioni di spedizione, emettere o predisporre la polizza di carico, compilare la dichiarazione di esportazione, ottenere certificati e rispondere a domande quando viene contestato un documento. Uno spedizioniere raggruppa ciò che funziona in una tariffa perché la tariffazione al minuto non è pratica. La tariffa è legittima, ma non è autogiustificativa e la sua portata dovrebbe essere visibile.
Due caratteristiche separano un compenso giusto da uno imbottito. Il primo è se la tariffa cambia al variare del carico di lavoro: una spedizione con un set di documenti non dovrebbe comportare lo stesso addebito di una spedizione con cinque modifiche e una richiesta di certificato. Il secondo è se lo stesso lavoro viene addebitato due volte con nomi diversi, che è il modello che vale la pena cercare quando una tariffa ricorrente si trova accanto agli elementi pubblicitari per spedizione.
Esborsi che costano davvero denaro
Alcuni documenti comportano un vero e proprio addebito di terze parti. Un certificato di origine viene spesso certificato da una camera di commercio o da un ente di promozione commerciale e tale ente addebita un costo per la certificazione. IL Guida della Camera di Commercio Internazionale sui certificati di origine descrive cosa copre la certificazione, il che è utile quando uno spedizioniere presenta una riga per il certificato e un'altra per la sua gestione. Un certificato fitosanitario o sanitario viene rilasciato da un'autorità che addebita costi per l'ispezione e il rilascio. Un certificato di fumigazione funziona diversamente: il trattamento viene normalmente effettuato e certificato da un fornitore di trattamenti autorizzato, che addebita il trattamento stesso, e lo spedizioniere può aggiungere un costo di gestione in aggiunta. La legalizzazione consolare, ove richiesta, comporta il pagamento di un onorario consolare. Una modifica della polizza di carico dopo l'emissione comporta solitamente una tariffa per il vettore, mentre un rilascio tramite telex comporta una tariffa propria.
Questi sono gli esborsi. La domanda di controllo è semplice: lo spedizioniere può mostrare la fattura o la ricevuta di terzi per l'importo fatturato. Uno spedizioniere che non può produrre una ricevuta per a “tariffa del certificato” non agisce necessariamente in malafede, ma l'addebito dovrebbe quindi essere trattato come parte della tariffa commerciale e negoziato come tale, non presentato come un pass-through.
Spese che tendono a essere conteggiate due volte
La duplicazione che appare per prima è una tariffa per la documentazione più una tariffa per polizza di carico separata più una tariffa separata “insieme di documenti” tariffa, che coprono tutti la stessa produzione. Un'altra è una tassa sulla dichiarazione di esportazione che riappare come tassa di sdoganamento sulla stessa spedizione. Un terzo è una commissione di modifica applicata a una correzione apportata dallo spedizioniere stesso, piuttosto che a una modifica richiesta dallo spedizioniere.
Lo schema non è sempre intenzionale. Gli spedizionieri ereditano i tariffari da diversi reparti e potrebbe essere stata introdotta una commissione amministrativa ricorrente dopo aver stabilito le tariffe per spedizione. Lo scopo dell'audit non è accusare ma mettere le linee una accanto all'altra e chiedere quale copre il lavoro. È facile mantenere uno spedizioniere in grado di spiegare la divisione; uno che non può comportare confusione.
Cosa comporta effettivamente un certificato di origine
Un certificato di origine sembra una pagina, ma il lavoro che c'è dietro non è una pagina. L'esportatore deve stabilire il criterio di origine, raccogliere i documenti di supporto sulla produzione e sui materiali, completare il modulo nel formato richiesto, presentarlo all'organismo emittente e rispondere a qualsiasi domanda sollevata dall'organismo. Se su di esso grava una rivendicazione di origine preferenziale e il certificato risulta essere errato, il dazio esentato può essere recuperato a destinazione, motivo per cui l'organismo emittente verifica prima di timbrare.
In questo caso sono legittime due spese: la commissione di certificazione dell’organismo emittente, che costituisce un esborso, e la commissione di gestione dello spedizioniere o dell’agente per la preparazione e la presentazione della domanda. Una sola riga che dice “tariffa del certificato” senza distinguere le due cose bisognerebbe dividerle prima di accettarle. È anche la linea che più probabilmente verrà riempita, perché pochi importatori sanno cosa addebita effettivamente l'ente emittente.
Quando la commissione di documentazione nasconde una commissione di intermediazione
A destinazione, il lo spedizioniere doganale archivia la registrazione e fa pagare per questo. Questo è un servizio separato dalla documentazione di esportazione dello spedizioniere e dovrebbe apparire su una fattura separata o almeno su una riga separata. Quando uno spedizioniere presenta un singolo “documentazione e nulla osta” addebito che copre entrambe le estremità, l’importatore non può vedere quale parte ha fatto cosa e la commissione del broker di destinazione diventa invisibile.
La conseguenza pratica è un problema di confronto. Due spedizionieri che fanno un preventivo per la stessa tariffa principale potrebbero includere importi diversi di lavoro del broker, quindi il preventivo più economico può essere quello più costoso una volta arrivata la fattura di destinazione. Chiedi a ciascun fornitore di indicare cosa copre la tariffa all'origine, cosa copre a destinazione e quale parte emette la voce. La risposta ti dice se stai confrontando lo stesso servizio e in che modo il ruolo di uno spedizioniere differisce da quello di un broker, come indicato nella nostra nota su chi gestisce la dogana a ciascuna estremità.
Il video qui sotto mostra l'operazione di ritiro e consegna all'origine con cui viaggiano i documenti. La tariffa per la documentazione copre le pratiche burocratiche per quella tratta, non il trasporto stesso.
Il modello di duplicazione, riga per riga
Prendi una fattura con tre righe di documentazione su una spedizione. Scritta nelle quattro colonne sottostanti, la sovrapposizione diventa visibile senza alcuna contestazione sugli importi.
| Carica | Base | Costo di terzi | Documento a cui si riferisce |
|---|---|---|---|
| Tassa di documentazione (spedizioniere) | Per spedizione | Nessuno dichiarato | Insieme di fattura commerciale e bolla di consegna |
| Tariffa polizza di carico (vettore, fatturata tramite lo spedizioniere) | Per polizza di carico | Tariffa del corriere | Una fattura originale per la stessa spedizione |
| “Insieme di documenti” compenso (spedizioniere) | Per spedizione | Nessuno dichiarato | Descritto come lo stesso file |
La riga uno e la riga tre ora descrivono lo stesso output. La riga due rappresenta un vero e proprio addebito per il corriere, ma non è una prova che le altre due facciano un lavoro diverso. Se tutti e tre si riferiscono alla stessa spedizione e allo stesso set di documenti, l’importatore paga tre volte per un output, e il test non è il nome dell’addebito ma il lavoro dietro di esso: chi ha preparato i documenti, chi ha emesso la fattura e cosa aggiunge il terzo addebito.
Chiedi allo spedizioniere di associare ogni riga a un'attività. Un fornitore in grado di farlo solitamente consoliderà le righe nella fattura successiva. Un fornitore che non può è disorganizzato o a suo agio con l'ambiguità, ed entrambi sono motivi per spostare il file a un fornitore che dettaglia. L'audit non richiede un contabile; richiede la fattura, il file e una breve email.
Richiedi la descrizione in un formato fisso
Request the invoice in four columns: charge, basis, third-party cost, and the document it relates to. Basis means per shipment, per bill of lading, per certificate or per amendment. Third-party cost is the amount actually paid out, with the receipt attached. The document column is what turns the invoice into something an operations person can verify against the file.
Do this for one month before negotiating anything. A single month shows which charges recur, which are one-off, and which appear on every shipment regardless of the documents involved. Recurring charges are the ones a contract clause can address; one-off charges are the ones to check against the receipts.
The contract clauses that prevent the argument
Tre clausole svolgono la maggior parte del lavoro. Il primo elenca i documenti compresi nella tariffa, per nome, in modo che “documentazione” ha una definizione. La seconda stabilisce il prezzo per i documenti fuori elenco, come un certificato di origine o una modifica, e dice se questi vengono addebitati al costo più una commissione di gestione fissa o a tasso forfettario. Il terzo stabilisce che un esborso deve essere supportato da una ricevuta di terzi e che gli addebiti senza ricevuta sono trattati come parte della tariffa commerciale.
Se lo spedizioniere si oppone a un elenco, chiedi invece il tariffario standard e allegalo al contratto. Un tariffario non è valido quanto una definizione di ambito, ma è migliore di una tariffa a tempo indeterminato, perché almeno fissa il prezzo degli articoli comuni. Rivedilo una volta all'anno, nello stesso ciclo del contratto di trasporto anziché in una data separata che non è di proprietà di nessuno.
Come eseguire l'audit in cinque passaggi
Per prima cosa, estrai dodici mesi di fatture e tagga ogni riga che menziona documenti, certificati, dichiarazioni o modifiche. In secondo luogo, raggruppa le righe per nome e conta la frequenza con cui ciascuna appare. In terzo luogo, chiedere le ricevute per le linee presentate come costi di terzi. In quarto luogo, confronta i totali con il preventivo firmato e con il tariffario, se ne esiste uno. In quinto luogo, elencare le accuse che non hanno alcuna ricevuta e nessuna base chiara e presentare tale elenco per iscritto allo spedizioniere con una richiesta di spiegazioni, non un'accusa.
Il risultato dell'audit è più breve di quanto la maggior parte degli importatori si aspetti: le righe duplicate, le spese che avrebbero dovuto essere indicate ma non lo erano, e un quadro chiaro di quali documenti effettivamente costano denaro alla tua attività. Ciò è sufficiente per rinegoziare la tariffa o trasferire l'attività, e viene fatto una volta anziché discutere spedizione per spedizione.
Trasforma la verifica in una richiesta di tariffario
Inviare il listino allo spedizioniere con una breve nota di accompagnamento chiedendo spiegazioni e tariffario corretto. Mantieni un tono procedurale: l'obiettivo è un documento che mostri cosa viene addebitato e cosa, non un rimborso. Cinque elementi rendono difficile rispondere in modo vago alla richiesta: i numeri delle fatture che hai esaminato, le righe che non è stato possibile mappare a un documento, le righe presentate come costi di terze parti senza ricevuta, il set di documenti di cui hai effettivamente bisogno nel prossimo trimestre e il prezzo che stai chiedendo loro di confermare per ciascun articolo in quel set.
Se la risposta è soddisfacente, allega al contratto il tariffario corretto e rivedilo annualmente. In caso contrario, lo stesso elenco diventa la specifica che invii ad altri due fornitori quando chiedi un preventivo e puoi confrontare le loro risposte riga per riga invece di confrontare le tariffe principali.
Quando un compenso è giusto anche quando sembra alto
Una tariffa per la documentazione può essere elevata ed essere comunque giusta. Una spedizione con un certificato di origine, una legalizzazione, un certificato di fumigazione e due emendamenti comporta vero lavoro ed esborsi reali, e una tariffa fissa che copra tutto potrebbe essere più economica delle spese dettagliate. La prova è il confronto, non il numero: quanto costerebbero dettagliatamente gli stessi documenti e cosa comprende la tariffa forfettaria.
La stessa logica si applica a una tariffa bassa. Una tariffa che sembra economica potrebbe escludere il lavoro di certificazione, che verrà successivamente visualizzato come tariffa separata. L'unico confronto affidabile è il costo totale per un set di documenti definito, non la tariffa principale sulla prima fattura.
Come si adatta al resto della fattura
La documentazione è un blocco di una fattura di trasporto e deve essere esaminata insieme agli altri. Le spese di origine, il trasporto, le spese di destinazione e gli accessori hanno ciascuno la propria logica di controllo e una tariffa che sembra ragionevole isolatamente può essere il sintomo di un preventivo che non è mai stato dettagliato. Nostro servizio di trasporto marittimo mostra il prezzo di una prenotazione, ovvero il contesto in cui si trova la riga della documentazione.
Poni queste quattro domande su ogni tariffa
Prima di approvare la prossima fattura, chiediti quattro cose: a quale documento si riferisce questo addebito, se una parte di esso è pagata a terzi, la parte di terzi può essere supportata da una ricevuta e cosa dice il preventivo su questo articolo. Se le risposte sono chiare, la tariffa sta facendo il suo lavoro. In caso contrario, la tariffa è un elemento di negoziazione e il file che crei dalle risposte è lo stesso file che ti protegge nel caso in cui l'addebito venga contestato.
