هزینه مستندات: آن را خط به خط حسابرسی کنید

هزینه اسناد معمولاً پرداختی برای اسناد نیست. هزینه ای برای زمان، سیستم ها و مسئولیت فورواردر در تولید و رسیدگی به مدارک است، و هزینه ای مکرر که بدون توضیح خط به خط ظاهر می شود، ساده ترین هزینه در فاکتور برای سؤال است. روش ممیزی آن جدا کردن دو چیز است که اغلب با هم ترکیب می شوند: پرداخت هایی که فورواردر در واقع به شخص ثالثی مانند اتاق بازرگانی یا شرکت حمل و نقل می پردازد، و حاشیه اداری مربوط به رسیدگی به آنها. یکی با یک رسید اثبات می شود. دیگری قیمت تجاری است که می توانید با آن مذاکره کنید.

هزینه در واقع برای چه چیزی است

اسناد صادرات یک کار نیست. مجموعه ای از وظایف است: تهیه فاکتور تجاری و لیست بسته بندی، بررسی دستورالعمل های حمل و نقل، صدور یا تنظیم بارنامه، تشکیل اظهارنامه صادراتی، اخذ گواهینامه ها و پاسخ به سؤالات هنگام استعلام سند. یک فورواردر بسته‌هایی را در اختیار شما قرار می‌دهد که کارمزد دارند زیرا شارژ دقیقه‌ای عملی نیست. هزینه مشروع است، اما خود توجیه کننده نیست و دامنه آن باید قابل مشاهده باشد.

دو ویژگی، هزینه عادلانه را از یک بالشتک جدا می کند. اولین مورد این است که آیا با تغییر حجم کار، هزینه تغییر می کند یا خیر: یک محموله با یک مجموعه اسناد نباید همان هزینه حمل و نقل با پنج اصلاحیه و درخواست گواهی را داشته باشد. دوم این است که آیا یک کار دو بار با نام‌های مختلف شارژ می‌شود یا خیر، این الگویی است که وقتی هزینه تکراری در کنار کالاهای خط ارسال می‌شود، ارزش جستجوی آن را دارد.

پرداخت هایی که واقعاً هزینه دارد

برخی از اسناد هزینه شخص ثالث واقعی دارند. گواهی مبدأ اغلب توسط یک اتاق بازرگانی یا یک سازمان ترویج تجارت تأیید می شود و آن سازمان هزینه صدور گواهی را دریافت می کند. را راهنمای اتاق بازرگانی بین المللی در مورد گواهی مبدا آنچه را که گواهی پوشش می دهد، توضیح می دهد، که زمانی مفید است که یک فورواردر یک خط را برای گواهی و دیگری را برای رسیدگی به آن ارائه دهد. گواهی بهداشت گیاهی یا بهداشت توسط مرجعی صادر می شود که برای بازرسی و صدور آن هزینه می گیرد. گواهی بخور متفاوت عمل می‌کند: درمان معمولاً توسط یک ارائه‌دهنده درمان مجاز انجام می‌شود و تأیید می‌شود، که هزینه درمان را به خود اختصاص می‌دهد، و حمل‌کننده ممکن است هزینه حمل و نقل را نیز اضافه کند. قانونی شدن کنسولی، در صورت لزوم، مستلزم هزینه کنسولگری است. اصلاحیه بارنامه پس از صدور معمولاً هزینه حامل را به همراه دارد و انتشار تلکس هزینه خود را دارد.

اینها پرداخت ها هستند. سؤال حسابرسی ساده است: آیا فورواردر می‌تواند فاکتور شخص ثالث یا رسید مبلغ صورت‌حساب را نشان دهد. فورواردری که نمی تواند رسیدی برای a ارائه کند “هزینه گواهی” لزوماً با نیت بد عمل نمی کند، اما این هزینه باید به عنوان بخشی از هزینه تجاری تلقی شود و به عنوان چنین مورد مذاکره قرار گیرد، نه اینکه به عنوان یک انتقال ارائه شود.

هزینه هایی که تمایل دارند دو بار شمارش شوند

تکراری که ابتدا نشان داده می شود، هزینه اسناد به اضافه بارنامه جداگانه به اضافه هزینه جداگانه است “مجموعه ای از اسناد” هزینه، همه خروجی یکسان را پوشش می دهند. دیگری هزینه اظهارنامه صادراتی است که مجدداً به عنوان هزینه ترخیص کالا از گمرک در همان محموله ظاهر می شود. مورد سوم، هزینه اصلاحی است که به جای تغییر درخواستی فرستنده، برای اصلاحی که خود فورواردر انجام داده است، اعمال می شود.

الگو همیشه عمدی نیست. فورواردرها کارت‌های نرخ را از بخش‌های مختلف به ارث می‌برند و ممکن است پس از تعیین هزینه‌های ارسال، هزینه‌های مدیریتی مکرر در نظر گرفته شده باشد. هدف ممیزی متهم کردن نیست بلکه این است که خطوط را در کنار هم قرار دهیم و بپرسیم کدام یک کار را پوشش می دهد. نگهداشتن یک فورواردر که بتواند تقسیم را توضیح دهد، آسان است. یکی که نمی تواند برای سردرگمی شارژ می شود.

گواهی مبدأ در واقع شامل چه چیزی می شود

گواهی مبدأ شبیه یک صفحه است، اما اثر پشت آن یک صفحه نیست. صادرکننده باید معیار مبدأ را تعیین کند، سوابق تولید و مواد پشتیبان را جمع‌آوری کند، فرم را در قالب مورد نیاز تکمیل کند، آن را به سازمان صادرکننده ارسال کند و به هرگونه سؤالی که سازمان مطرح می‌کند پاسخ دهد. اگر ادعای مبدأ ترجیحی بر آن استوار باشد و گواهی اشتباه باشد، وظیفه ای که معاف شده است می تواند در مقصد بازپس گرفته شود، به همین دلیل است که مرجع صادرکننده قبل از مهر شدن چک می کند.

دو هزینه در اینجا مشروع است: هزینه صدور گواهینامه توسط نهاد صادرکننده که یک پرداخت است، و هزینه رسیدگی فورواردر یا نماینده برای تهیه و ارسال درخواست. یک خط که می گوید “هزینه گواهی” بدون تمایز این دو باید قبل از پذیرش آن تقسیم شود. همچنین این خطی است که به احتمال زیاد بال‌دار می‌شود، زیرا تعداد کمی از واردکنندگان می‌دانند که نهاد صادرکننده واقعاً چه هزینه‌هایی را پرداخت می‌کند.

هنگامی که هزینه اسناد، هزینه کارگزار را پنهان می کند

در مقصد، کارگزار گمرک ورودی را ثبت می کند و برای آن هزینه می گیرد. این یک سرویس مجزا از اسناد صادرات فورواردر است و باید در یک فاکتور جداگانه یا حداقل یک خط جداگانه ظاهر شود. هنگامی که یک فورواردر یک تک را ارائه می دهد “مستندات و ترخیص” هزینه ای که هر دو طرف را پوشش می دهد، واردکننده نمی تواند ببیند کدام طرف چه کاری انجام داده است و هزینه خود دلال مقصد نامرئی می شود.

نتیجه عملی یک مشکل مقایسه است. دو فورواردر که هزینه سرفصل یکسانی را نقل می‌کنند ممکن است شامل مقادیر متفاوتی از کار کارگزاری باشد، بنابراین قیمت ارزان‌تر می‌تواند پس از رسیدن فاکتور مقصد، گران‌تر باشد. از هر ارائه دهنده بخواهید بیان کند که هزینه در مبدا چه چیزی را پوشش می دهد، در مقصد چه چیزی را پوشش می دهد و کدام طرف ورودی را صادر می کند. پاسخ به شما می‌گوید که آیا خدمات مشابهی را مقایسه می‌کنید یا خیر، و اینکه چگونه نقش یک فورواردر با یک کارگزار تفاوت دارد، در یادداشت ما در مورد که در هر انتها به امور گمرکی رسیدگی می کند.

فیلم زیر عملیات تحویل و تحویل مدارک را نشان می دهد. هزینه اسناد، مدارک مربوط به آن پا را پوشش می دهد، نه خود حمل و نقل.

الگوی تکرار، خط به خط

یک فاکتور با سه خط اسناد در یک محموله بگیرید. در چهار ستون زیر نوشته شده است، همپوشانی بدون هیچ گونه اختلافی در مورد مقادیر قابل مشاهده است.

شارژ کنید	اساس	هزینه شخص ثالث	سندی که به آن مربوط می شود
هزینه اسناد (فورواردر)	در هر محموله	هیچ کدام بیان نشده است	مجموعه فاکتورهای تجاری و لیست بسته بندی
هزینه بارنامه (حمل، صورتحساب از طریق فورواردر)	هر بارنامه	شارژ حامل	یک قبض اصلی برای همان محموله
“مجموعه ای از اسناد” هزینه (فورواردر)	در هر محموله	هیچ کدام بیان نشده است	به عنوان همان فایل توصیف شده است

سطر یک و سطر سه اکنون همان خروجی را توصیف می کنند. ردیف دو یک هزینه حامل واقعی است، اما دلیلی بر این نیست که دو کار دیگر متفاوت هستند. اگر هر سه مربوط به یک محموله و یک مجموعه اسناد باشد، واردکننده برای یک خروجی سه برابر پرداخت می‌کند و آزمایش نام شارژ نیست، بلکه کار پشت آن است: چه کسی اسناد را تهیه کرده، چه کسی صورت‌حساب را صادر کرده است، و اتهام سوم چه چیزی اضافه می‌کند.

از فورواردکننده بخواهید که هر خط را به یک وظیفه ترسیم کند. ارائه‌دهنده‌ای که می‌تواند این کار را انجام دهد، معمولاً خطوط را در فاکتور بعدی یکپارچه می‌کند. ارائه‌دهنده‌ای که نمی‌تواند به‌هم ریخته باشد یا با ابهام راحت باشد، و هر دو دلیلی برای انتقال فایل به ارائه‌دهنده‌ای هستند که موارد را مشخص می‌کند. حسابرسی نیازی به حسابدار ندارد. به فاکتور، فایل و یک ایمیل کوتاه نیاز دارد.

موارد را در قالب ثابت بخواهید

فاکتور را در چهار ستون درخواست کنید: هزینه، مبنای، هزینه شخص ثالث و سند مربوط به آن. اساس یعنی هر محموله، هر بارنامه، هر گواهی یا هر اصلاحیه. هزینه شخص ثالث مبلغی است که در واقع پرداخت شده است، همراه با رسید پیوست. ستون سند چیزی است که فاکتور را به چیزی تبدیل می کند که یک فرد عملیاتی می تواند در برابر پرونده تأیید کند.

این کار را یک ماه قبل از مذاکره انجام دهید. یک ماه نشان می‌دهد که چه هزینه‌هایی تکرار می‌شوند، کدام یک‌بار هستند، و چه هزینه‌هایی در هر محموله بدون توجه به اسناد مربوطه ظاهر می‌شوند. هزینه های مکرر مواردی هستند که یک بند قرارداد می تواند به آنها رسیدگی کند. هزینه های یکباره آنهایی هستند که باید در مقابل رسیدها بررسی شوند.

بندهای قراردادی که مانع از بحث می شود

سه بند بیشتر کار را انجام می دهند. اولی فهرستی از اسناد موجود در هزینه، با نام، به طوری که “مستندات” تعریف دارد دومی، قیمت اسناد خارج از فهرست، مانند گواهی مبدأ یا اصلاحیه را تعیین می‌کند و می‌گوید که آیا این اسناد به قیمت تمام شده به اضافه هزینه حمل ثابت دریافت می‌شوند یا با نرخ ثابت. سوم بیان می کند که پرداخت باید توسط یک رسید شخص ثالث پشتیبانی شود و هزینه های بدون رسید به عنوان بخشی از هزینه تجاری تلقی می شود.

اگر فورواردر در برابر لیست مقاومت کرد، به جای آن کارت نرخ استاندارد را بخواهید و آن را به قرارداد پیوست کنید. کارت نرخ به خوبی تعریف محدوده نیست، اما بهتر از هزینه باز است، زیرا حداقل قیمت اقلام رایج را ثابت می کند. آن را یک بار در سال، در همان چرخه قرارداد حمل و نقل به جای تاریخ جداگانه ای که هیچ کس مالک آن نیست، مرور کنید.

نحوه اجرای ممیزی در پنج مرحله

ابتدا، دوازده ماه از فاکتورها را بردارید و هر خطی را که اسناد، گواهی ها، اظهارنامه ها یا اصلاحات را ذکر می کند، برچسب گذاری کنید. دوم، خطوط را بر اساس نام گروه بندی کنید و تعداد دفعات نمایش هر کدام را بشمارید. سوم، برای خطوط ارائه شده به عنوان هزینه های شخص ثالث، رسید درخواست کنید. چهارم، مجموع را با مظنه ای که امضا کرده اید و در صورت وجود، با کارت نرخ مقایسه کنید. پنجم، اتهاماتی را که فاقد وصول و مبنای روشنی هستند، فهرست کنید و آن لیست را به صورت کتبی با درخواست توضیح و نه اتهام به فورواردر ارائه دهید.

خروجی حسابرسی کوتاه‌تر از آن چیزی است که اکثر واردکنندگان انتظار دارند: خطوط تکراری، هزینه‌هایی که باید ذکر می‌شدند اما نبودند، و تصویر واضحی از اینکه کدام اسناد واقعاً برای تجارت شما هزینه دارند. این برای مذاکره مجدد در مورد هزینه یا جابجایی تجارت کافی است و یک بار انجام می شود نه حمل و نقل با محموله استدلالی.

حسابرسی را به درخواست کارت نرخ تبدیل کنید

فهرست را با یک یادداشت پوششی کوتاه و درخواست توضیح و کارت نرخ تصحیح شده برای فورواردر ارسال کنید. لحن رویه ای را حفظ کنید: هدف سندی است که نشان می دهد چه چیزی برای چه چیزی هزینه شده است، نه بازپرداخت. پنج مورد پاسخگویی مبهم به درخواست را سخت می کند: شماره فاکتورهایی که بررسی کردید، خطوطی که نتوانستید به یک سند نگاشت کنید، خطوطی که به عنوان هزینه های شخص ثالث بدون رسید ارائه می شوند، مجموعه اسنادی که در سه ماهه آینده واقعاً به آن نیاز دارید، و قیمتی که از آنها می خواهید برای هر مورد در آن مجموعه تأیید کنند.

در صورت رضایت‌بخش بودن، کارت نرخ تصحیح شده را به قرارداد پیوست کرده و سالانه آن را بررسی کنید. اگر اینطور نیست، همان لیست به مشخصاتی تبدیل می‌شود که شما به دو ارائه‌دهنده دیگر ارسال می‌کنید، و می‌توانید به جای مقایسه هزینه‌های عنوان، پاسخ‌های آنها را خط به خط مقایسه کنید.

زمانی که یک کارمزد منصفانه است حتی زمانی که بالا به نظر می رسد

هزینه اسناد می تواند بالا باشد و همچنان منصفانه باشد. یک محموله با گواهی مبدا، قانونی، گواهی بخور و دو اصلاحیه شامل کار واقعی و پرداخت واقعی است و هزینه ثابتی که همه آن را پوشش می دهد ممکن است ارزان تر از هزینه های جزئی باشد. آزمون مقایسه است، نه عدد: هزینه همان اسناد چقدر است و هزینه ثابت شامل چه مواردی می شود.

همین منطق در مورد هزینه کم نیز صادق است. هزینه ای که ارزان به نظر می رسد ممکن است کار گواهی را حذف کند، که بعداً به عنوان هزینه جداگانه ظاهر می شود. تنها مقایسه قابل اعتماد، کل هزینه مجموعه اسناد تعریف شده است، نه هزینه سرفصل در اولین فاکتور.

چگونه این با بقیه فاکتور مطابقت دارد

اسناد یک بلوک از فاکتور حمل و نقل است و باید با بقیه بررسی شود. هزینه‌های مبدأ، حمل‌ونقل، هزینه‌های مقصد و لوازم جانبی هر کدام منطق حسابرسی خاص خود را دارند، و هزینه‌ای که به صورت مجزا معقول به نظر می‌رسد می‌تواند نشانه‌ای از قیمتی باشد که هرگز مشخص نشده است. ما خدمات حمل و نقل اقیانوس صفحه نحوه قیمت گذاری یک رزرو را نشان می دهد، که زمینه ای است که خط اسناد در آن قرار دارد.

این چهار سوال را در مورد هر هزینه بپرسید

قبل از اینکه فاکتور بعدی را تایید کنید، چهار چیز را بپرسید: این هزینه مربوط به چه سندی است، آیا بخشی از آن به شخص ثالث پرداخت می شود، آیا قسمت شخص ثالث با رسید قابل پشتیبانی است، و نقل قول در مورد این کالا چه می گوید. اگر پاسخ ها واضح باشد، حق الزحمه کار خود را انجام می دهد. در غیر این صورت، هزینه یک مورد مذاکره است، و فایلی که از پاسخ‌ها می‌سازید، همان فایلی است که در صورت اختلاف با اتهام از شما محافظت می‌کند.